Aunque debería evitar la impresión de mensajes de correo electrónico en la medida de lo posible para proteger el medio ambiente y los recursos, no siempre es posible evitarla por completo. Sin embargo, Outlook causa problemas si desea imprimir correos electrónicos con un contenido muy amplio, como este correo electrónico de la siguiente ilustración.
Si tienes un correo electrónico de este tipo en tu bandeja de entrada y vas a imprimir o pulsas “Ctrl+P“, te darás cuenta de que una imagen o tabla ancha simplemente se corta en la vista previa de impresión, como se puede ver muy bien en la vista previa de impresión de abajo. Y así es exactamente como saldrá de la impresora. No sólo es molesto, sino que también puede provocar otros déficits si como resultado se pierde información importante.
Lamentablemente, Outlook no ofrece aquí ninguna opción de intervención directa, por ejemplo para ajustar manualmente el contenido. También falta una función que quizás ajuste automáticamente el contenido al tamaño de la página. Esto debería ser posible para las imágenes. Con otros contenidos, como tablas, se podrían insertar automáticamente saltos de página. Desafortunadamente, Outlook carece de tales funciones de comodidad después de probablemente 30 años de desarrollo.
Soluciones de Outlook para imprimir contenido demasiado ancho
Ajuste el tamaño del papel
Una forma fácil es, por supuesto, intentar ajustar primero el tamaño del papel. En las opciones de impresión podrías seleccionar el formato cuadrado y ver cómo queda. Si sigue sin funcionar, podrías elegir un tamaño de papel más grande, por ejemplo A3. Aquí, sin embargo, la mayoría de la gente ya llegará a su límite, porque no todo el mundo tiene una impresora A3 a su disposición y A3 y más grande tampoco es muy manejable.
Editar el correo electrónico y adaptar el contenido al formato A4
Si te atascas con el ajuste de formato, tienes que hacerlo tú mismo y hacer que el correo electrónico que quieres imprimir se pueda editar. Para ello, lo mejor es hacer clic en “Repetir” (Ctrl+R) o “Reenviar” (Ctrl+F). Ahora puede organizar libremente los contenidos y recortarlos para que las tablas y las imágenes quepan en el formato A4.
Durante el trabajo de ajuste, llame de vez en cuando a la vista previa de impresión para ver si el resultado ya cabe. Lo ideal es que el contenido quepa en el formato A4 y puedas hacer clic en imprimir inmediatamente.
Por supuesto, puede ocurrir que el contenido se muestre demasiado pequeño como resultado de estas medidas y deje de ser correctamente legible en la impresión.
Editar mensaje de correo electrónico
Gracias a un amable consejo de Silvia, existe otra posibilidad de adaptar el mensaje de correo electrónico para que pueda imprimirse en A4, por ejemplo.
Para ello, haga doble clic en el mensaje de correo electrónico para abrirlo en una ventana aparte.
En el menú del correo electrónico en la pestaña “Mensaje” en la sección “Mover” encontrará el botón de selección “Acciones“.
.
Allí puedes seleccionar “Editar mensaje“.
Ahora es posible editar y adaptar los distintos elementos del correo electrónico. Esto significa que puede reducir el tamaño de las imágenes y tablas relevantes para que quepan en una página A4 para imprimir.
Usando el atajo de teclado “Ctrl+P” se puede llamar a la vista previa para imprimir y ver si cabe en la imagen de impresión.
Copiar el contenido del correo electrónico y pegarlo en Word
Otra posibilidad es marcar el contenido del correo electrónico en la bandeja de entrada y luego copiarlo con “Ctrl+C“. A continuación, abrir un nuevo documento vacío en Word u otro programa de tratamiento de textos y pegar en él el contenido copiado.
Ahora puede volver a dar formato a las tablas y las imágenes, como se ha descrito anteriormente, para que dejen de estar cortadas y se ajusten al formato A4. Como las páginas de Word suelen estar ya configuradas en A4, puedes ver inmediatamente si se ajustan y enviar el resultado a la impresora.