In kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) ist das IT-Budget oft knapp bemessen. Gleichzeitig sind digitale Werkzeuge heute unverzichtbar: Office-Pakete, Buchhaltungsprogramme, Projektmanagement-Tools oder Sicherheitssoftware gehören längst zur Grundausstattung. Doch die Lizenzkosten können schnell zu einem erheblichen Kostenfaktor werden – insbesondere, wenn mehrere Arbeitsplätze ausgestattet werden müssen.
Die gute Nachricht: Mit einer klugen Strategie im Lizenzmanagement und der Wahl seriöser, günstiger Bezugsquellen können Unternehmen ihre Softwareausgaben nachhaltig senken – ohne dabei auf Sicherheit oder Rechtssicherheit zu verzichten.
Warum Lizenzkosten so stark ins Gewicht fallen
Viele KMUs unterschätzen den Anteil der Software an den Gesamtkosten der IT. Neben Hardware, Support und Wartung macht Software einen wachsenden Teil des Budgets aus. Gründe:
- Hersteller setzen zunehmend auf Abo-Modelle (z. B. Microsoft 365, Adobe Creative Cloud).
- Für jedes neue Gerät oder jeden neuen Mitarbeiter werden zusätzliche Lizenzen benötigt.
- Sicherheits- und Compliance-Vorgaben erfordern aktuelle Softwareversionen.
Besonders ärgerlich: Lizenzen werden oft ineffizient genutzt, weil das Lizenzmanagement fehlt. Das führt zu Doppelkäufen oder unnötigen Abo-Kosten.
Lizenzmanagement: Der Schlüssel zur Kostenkontrolle
Ein strukturierter Überblick über die vorhandenen und tatsächlich genutzten Lizenzen ist der erste Schritt, um Kosten zu senken. Folgende Maßnahmen helfen:
- Inventarisierung:
Alle eingesetzten Programme, Lizenzschlüssel und Vertragslaufzeiten zentral erfassen. - Bedarfsanalyse:
Prüfen, welche Software wirklich genutzt wird – oft laufen Abos weiter, obwohl Mitarbeiter längst andere Tools verwenden. - Lizenzrotation:
Nicht jeder Arbeitsplatz benötigt die volle Software-Suite. Beispielsweise reicht für Mitarbeiter im Vertrieb oft eine günstigere Office-Version. - Konsolidierung:
Mehrere Tools mit ähnlichen Funktionen können durch eine zentrale Lösung ersetzt werden.
Mit einem einfachen Excel-Sheet oder speziellen Lizenzmanagement-Tools können KMUs schon viel Transparenz schaffen.
Abo vs. Einmalkauf: Was lohnt sich langfristig?
Viele Softwarehersteller drängen ihre Kunden in Abo-Modelle. Das ist bequem, aber auf lange Sicht oft teurer als ein klassischer Einmalkauf. Ein Beispiel:
- Microsoft 365 Business Standard kostet rund 10–12 Euro pro Nutzer und Monat.
- Auf drei Jahre gerechnet ergeben sich so pro Nutzer schnell über 400 Euro.
Für kleine Unternehmen kann es günstiger sein, eine Einmallizenz von Microsoft Office oder anderen Programmen zu erwerben. Diese laufen über viele Jahre stabil und verursachen keine laufenden Kosten.
Ein Mischmodell ist ebenfalls bzw. wahrscheinlich in den meisten Fällen sinnvoll:
- Schlüsselpositionen erhalten aktuelle Abo-Lizenzen.
- Arbeitsplätze mit geringerem Bedarf nutzen Einmallizenzen.
Seriöse Bezugsquellen für günstige Software
Ein großer Hebel beim Sparen liegt im Einkauf. Statt direkt beim Hersteller zum Listenpreis zu kaufen, können Unternehmen auf seriöse Reseller zurückgreifen. Wichtig ist dabei, auf rechtssichere Angebote zu achten.
Bei Anbietern wie it-nerd24 finden KMUs günstige und legale Softwarelizenzen – von Windows und Office über Serverlösungen bis hin zu Sicherheitssoftware. Solche Anbieter spezialisieren sich auf den Handel mit überschüssigen oder OEM-Lizenzen, die rechtlich einwandfrei sind, aber deutlich weniger kosten als die Originalpreise.
Vorteile:
- Bis zu 70 % günstiger als Herstellerpreise.
- Sofortige Lieferung von Lizenzschlüsseln per E-Mail.
- Rechtssicherheit durch europäische Urteile zur Weitergabe von Software.
Open Source als Alternative
Nicht jede Aufgabe erfordert teure Marken-Software. Open-Source-Lösungen bieten sich vor allem dann an, wenn die Anforderungen überschaubar sind und die Software nur gelegentlich genutzt wird:
- LibreOffice als Alternative zu Microsoft Office.
- GIMP statt Adobe Photoshop.
- Nextcloud statt kommerzieller Cloud-Dienste.
Diese Lösungen sind kostenlos, flexibel und werden oft aktiv weiterentwickelt. Allerdings ist zu prüfen, ob Support- und Schulungskosten den Vorteil wieder schmälern. Oder, ob der lange Einarbeitungsaufwand bei Do-it-Yourself-Tätern nicht mehr wertvolle Arbeitszeit frisst, als die Software wert ist
Praxis-Tipps für kleine Unternehmen
Damit KMUs ihr IT-Budget langfristig im Griff behalten, helfen folgende Strategien:
- Zentral einkaufen: Statt dass jeder Mitarbeiter selbst Software besorgt, sollten alle Lizenzen zentral verwaltet werden.
- Abos regelmäßig prüfen: Mindestens einmal im Jahr hinterfragen, ob alle laufenden Abos noch benötigt werden.
- Mitarbeiter schulen: Bewusstsein für Softwarekosten schaffen. Wer weiß, dass eine Lizenz Geld kostet, achtet eher auf die Nutzung.
- Langfristig planen: Neue Arbeitsplätze oder Projekte sollten frühzeitig in die Lizenzplanung einbezogen werden.
- Updates clever handhaben: Nicht jede neue Version ist zwingend nötig. Oft reichen Sicherheitsupdates aus, während ein Upgrade auf die neueste Version verschoben werden kann.
Fazit: Nachhaltig sparen durch kluge Lizenzstrategie
Gerade kleine Unternehmen können es sich nicht leisten, Geld in unnötige Softwarekosten zu versenken. Mit einem durchdachten Lizenzmanagement, dem Vergleich von Abo- und Einmalkauf-Modellen sowie dem Einkauf bei seriösen Resellern wie it-nerd24 lassen sich Einsparungen von mehreren tausend Euro pro Jahr realisieren.
Die richtige Strategie macht nicht nur die Buchhaltung glücklich – sie sorgt auch für mehr Planungssicherheit und schafft Freiräume für Investitionen in andere Bereiche der IT, etwa Hardware, Sicherheit oder innovative Tools.