Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gelten für alle Unternehmen in Deutschland. Ziel ist eine nachvollziehbare, vollständige und manipulationssichere Buchführung. Eine fehlerhafte Umsetzung kann im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zu Hinzuschätzungen führen. Deshalb ist eine systematische Umsetzung der GoBD unverzichtbar.
Warum die GoBD für jedes Unternehmen verbindlich sind
Die GoBD legen verbindlich fest, wie steuerlich relevante Daten digital aufgezeichnet, verarbeitet, archiviert und zur Prüfung bereitgestellt werden müssen. Sie betreffen sämtliche Unternehmensbereiche, in denen digitale Informationen mit steuerlichem Bezug entstehen – etwa die Buchhaltung, das Rechnungswesen oder den E-Mail-Verkehr. Dabei ist es unerheblich, ob das Unternehmen groß, klein oder als Einzelunternehmen geführt wird.
Anforderungen an eine GoBD-konforme Buchführung
Die Umsetzung der GoBD erfordert eine durchgängig strukturierte Herangehensweise. Unternehmen müssen gewährleisten, dass ihre digitalen Aufzeichnungen nachvollziehbar, korrekt, vollständig und revisionssicher sind. Diese Anforderungen gelten auch bei der Nutzung cloudbasierter Systeme und beim Einsatz externer Dienstleister.
Eine übersichtliche Darstellung zentraler GoBD-Anforderungen zeigt die folgende Tabelle:
| GoBD-Grundsatz | Konkretisierung |
| Nachvollziehbarkeit | Alle Abläufe und Buchungen müssen für einen sachverständigen Dritten verständlich sein |
| Vollständigkeit | Kein steuerlich relevanter Vorgang darf ausgelassen werden |
| Richtigkeit | Belege und Buchungen müssen sachlich und rechnerisch korrekt erfasst werden |
| Zeitgerechte Erfassung | Geschäftsvorfälle sind zeitnah, lückenlos und in korrekter Reihenfolge aufzuzeichnen |
| Unveränderbarkeit | Ursprungsdaten dürfen nicht gelöscht oder ohne Protokollierung verändert werden |
| Aufbewahrungspflicht | Relevante Unterlagen sind für zehn Jahre in auswertbarer Form zu sichern |
Digitale Prozesse an die GoBD anpassen
Für die GoBD-Umsetzung müssen interne Abläufe und technische Systeme systematisch abgestimmt werden. Dies betrifft insbesondere die Datenverarbeitung, Archivierung und Verfahrensdokumentation. Typische Maßnahmen umfassen:
- Einrichtung eines digitalen Archivsystems mit Zugriffsschutz und Protokollfunktion
- Auswahl geeigneter Software zur Belegverarbeitung und Buchungserfassung
- Erstellung und Pflege einer Verfahrensdokumentation mit klaren Zuständigkeiten
- Sicherstellung der langfristigen Lesbarkeit archivierter Daten
- Regelmäßige Schulungen für alle betroffenen Mitarbeiter
Ein kompaktes eBook für Kleinunternehmer bietet eine verständliche Einführung in die GoBD sowie konkrete Hinweise zur praktischen Umsetzung im eigenen Unternehmen.
Die Verfahrensdokumentation als Nachweisinstrument
Ein zentrales Element der GoBD ist die Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt alle organisatorischen und technischen Prozesse, mit denen steuerlich relevante Daten im Unternehmen erfasst, verarbeitet und archiviert werden. Ziel ist es, jederzeit nachweisen zu können, dass die Buchführung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Die Dokumentation sollte regelmäßig aktualisiert und an veränderte Prozesse angepasst werden. Fehlt sie oder ist sie unvollständig, führt dies bei Betriebsprüfungen oft zu Beanstandungen.
Revisionssichere Archivierung sicherstellen
Damit archivierte Unterlagen auch langfristig als Beweis- und Prüfungsgrundlage dienen, müssen sie revisionssicher gespeichert werden. Dazu zählen folgende Anforderungen:
- Aufbewahrung im Ursprungsformat ohne nachträgliche Bearbeitung
- Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen
- Zugriffsschutz durch klare Rechtevergabe
- Redundante Speicherung mit Backup-Konzept
Auch die Nutzung externer Cloud-Dienste ist zulässig, wenn diese die Anforderungen der GoBD erfüllen und der Datenzugriff jederzeit gewährleistet bleibt.
Rechtlich abgesichert durch strukturiertes Vorgehen
Die GoBD verlangen keine technische Perfektion, sondern ein konsequent dokumentiertes und transparentes Vorgehen. Rechtliche Sicherheit entsteht durch Prozesse, die jederzeit nachvollziehbar sind. Dazu gehören geprüfte Softwarelösungen, nachvollziehbare Abläufe und eine vollständige Dokumentation. Wer diese Punkte beachtet, reduziert das Risiko steuerlicher Sanktionen deutlich und erfüllt alle Voraussetzungen für eine revisionssichere, gesetzeskonforme Buchführung.