Verfahrensdokumentation (GoBD): Unternehmer aufgepasst!

In das sperrigen Wort “Verfahrensdokumention” kann man viel hinein interpretieren. Ich persönlich denke zuerst technisch, technologisch an die Verfahrenstechnik oder Technische Dokumentationen. Weit gefehlt! Die Verfahrensdokumentation zielt auf Unternehmer ab. Dazu zählen auch Kleinunternehmer und Freelancer. Somit ist dies ein relevantes Thema für alle Selbstständigen und Gewerbetreibende in Bezug auf die Buchführung.

Verfahrensdokumentation nach GoBD

Mit einem typischen Behördendeutsch-Titel hat im November 2014 das Bundesminesterium der Finanzen das sogenannte BMF-Schreiben verfasst, in welchem es die

Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff (GoBD)

erläutert.
An den meisten Kleinunternehmer dürfte dieses Thema unbemerkt vorbei gegangen sein und erst zum Problem werden, wenn der Betriebsprüfer vor der Tür steht und nach der Verfahrensdokumentation verlangt.

Warum wird eine Verfahrensdokumentation benötigt?

Wie dem Akronym GoBD zu entnehmen ist, geht es um digitale Datenverarbeitung im Rahmen der Buchführung. Und da es heute kaum noch vorstellbar ist, dass jemand seine Buchführung nur mit Papierbelegen erledigt, trifft die Verfahrensdokumentation sowohl diejenigen die Bilanzbuchhaltung betreiben, als aus diejenigen, die nur eine EÜR machen müssen.
Die digitalen Prozesse, komplexe Software- und ERP-Produkte können schnell Dimensionen erreichen, welche einen hohen Einarbeitungs- und Erklärungsaufwand bei dem Betriebsprüfer abverlangen ehe dieser zur eigentlichen Prüfung kommt. Da dies personelle Ressourcen beim Betrieb und beim Betriebsprüfer bindet, ist eine Verfahrensdokumentation eigentlich eine gute Idee. Denn diese beschreibt detailliert die Prozesse zur elektronischen Datenverarbeitung der Buchführung.

In der Verfahrensdokumentation wird somit genau der organisatorische und technische Prozess beschrieben, wie

• • elektronische Dokumente entstehen, z.B. durch Scannen von Belegen oder automatische Rechnungserzeugung in einem Shopsystem
  • wie die Dokumente gespeichert werden, z.B. Festplatte, Cloud, unveränderbar, versioniert, Datei-Format, Software, Dokumentenmanagementsystem
  • wie die Dokumente verarbeitet werden, z.B. wer macht was, Indexierung, Belegnummer, Rechnungsnummer, Wiederauffindbarkeit
  • Sicherungsmaßnahmen gegen Verlust, Verfälschung oder Vervielfältigung (ungewollte Dopplungen)

Wie erzeugt man die Verfahrensdokumentation nach GoBD?

Für viele, insbesondere Kleinunternehmer, dürfte das eine weitere auferlegte lästige, unproduktive Arbeit sein. Außerdem kommt eine hoher adminstrativer Aufwand hinzu, sich die Anforderungen an eine solche Verfahrensdokumentation zu erarbeiten. Darüber hinaus gelten Anforderungen zur Versionierung, Nachvollziehbarkeit von Änderungen, Verfälschungssicherheit auch für die Verfahrensdokumentation selbst. Schließlich muss die Verfahrensdokumentation in der jeweiligen Version genauso lange aufbewahrt werden, wie die Aufbewahrungspflichten für die Buchführungsdokumente bestehen.

Aus diesem Grund ist es ratsam sich einer entsprechenden Software für Verfahrensdokumentation von Dokutar.de zu bedienen, welche einem durch den Prozess mit entsprechenden Themen- und Fragenkomplexen sowie Erläuterungen führt. Zu schnell hat man sonst Aspekte übersehen, welche ggf. ebenfalls nach GoBD relevant ist. Oder hätten Sie die mindestens vorgesehene erforderliche Auflösung in dpi-für das Scannen von Belegen dokumentiert?

Durch die Verwendung des cloudbasierten System von Dokutar.de muss man keinen Dritten oder Mitarbeiter mit der Erarbeitung beauftragen und kann das selbst durchführen als Unternehmer. Dadurch hat man die Verfahrensdokumentation auch sicher gespeichert und eine Versionierung ist ebenfalls möglich. So sind gleich mehrere Anforderungen der GoBD erfüllt.

Konsequenzen fehlende Verfahrensdokumentation

Bemängelt der Buchprüfer eine fehlende Verfahrensdokumentation oder eine mangelhafte Verfahrensdokumentation bedeutet dies auf jeden Fall erstmal Probleme, die man nicht haben möchten. Ansonsten sind die Konsequenzen sehr schwammig formuliert. Prinzipiell steht dem Buchprüfer das Mittel der “Hinzuschätzung” zur Verfügung, wenn er grobe Mängel in der Buchführung entdeckt. Dabei kann es sich um reale vielfältige Mängel und Fehler in der Buchhaltung handeln. Vom Prüfer kann aber auch eine mangelhafte oder fehlende Verfahrensdokumentation nach GoBD dazu führen, dass die Kriterien der Nachvollziehbarkeit und der Nachprüfbarkeit nicht erfüllt sind. Der Buchprüfer blickt also nicht durch, was der Unternehmer dort treibt und schätzt nach eigenem Ermessen hinzu. Die damit einhergehende Steuernachzahlung ist ein großes Ärgernis.

Ganz so schlimm muss es aber nicht kommen. Denn laut Finanzverwaltung ist eine mangelhafte oder fehlende Verfahrensdokumentation kein formaler Fehler, durch welchen die Buchhaltung null und nichtig wird. Wichtig ist, dass die Buchführung die Kriterien der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit erfüllt. Hier können die Meinungen zwischen Buchprüfer und Unternehmer natürlich weit voneinander abweichen. Ein Einzelunternehmer wird noch spontan und glaubhaft erklären können, wie die Buchführung funktioniert, da die Prozesse einfach sind. Sobald aber komplexere Prozesse und Softwareprodukte zur Anwendung kommen, wird man den mündlichen Erklärungsversuchen und Gedächtnisprotokollen kaum Gehör schenken und auf die Verfahrensdokumentation insistieren.

Inhalt und Aufbau einer Verfahrensdokumentation

Auch hier hat die GoBD gewisse Vorstellungen, wie eine Verfahrensdokumentation prinzipiell inhaltlich aufgebaut sein sollte. So kann man unter Absatz 153 Punkt 10.1 der GoBD lesen, dass folgende Themen zu beschreiben sind:

1. Allgemeine Beschreibung
2. Anwenderdokumentation
3. Technische Systemdokumentation
4. Betriebsdokumentation

Um möglichst das Rad nicht neu zu erfinden, sollten kleinere und mittlere Unternehmen (KMU), wie oben beschrieben, auf eine Muster-Verfahrensdokumentation zurückgreifen.

1.) Allgemeine Beschreibung nach GoBD (Verfahrensdokumentation)

Die allgemeine Beschreibung beschreibt die Rahmen und Randbedingungen zum Unternehmen. Hier sollten unter anderem Angaben zur Unternehmensform gemacht werden sowie über die Art der Buchführung, z.B. Bilanzierung oder EÜR. Das Unternehmen ist allgemein zu beschreiben, z.B. in welchem Tätigkeits- und Branchenfeld es sich bewegt. Welche IT-Systeme und Infrastruktur zum Einsatz kommen. Wenn sich das Unternehmen über mehrere Örtlichkeiten erstreckt oder bestimmte Buchführungsprozesse ausgelagert sind (externe Dienstleister), sollten Angaben gemacht werden, wo welche Buchführungsprozesse stattfinden. Es sollte dazu eine grobe Übersicht geben, welche Buchführungsprozesse es im Unternehmen gibt und wo sich die Ablageorte von digitalen und papierbehaften Belegen befinden. Die Angabe in welchem Turnus Belege digitalisiert werden und eine Übersicht ggf. externer Dienstleister gehört ebenfalls in die allgemeine Beschreibung.

2.) Anwenderdokumentation nach GoBD (Verfahrensdokumentation)

Die Anwenderdokumentation beschreibt die fachlich, technischen Prozesse einer elektronischen Buchführung mit Beschreibung, wie Daten erfasst werden und deren Richtigkeit sichergestellt werden. Dabei wird der Datenweg beschrieben von der Eingabe bis zur Ausgabe. Also zum Beispiel, ob die Daten händisch eingegeben werden oder elektronisch erfasst werden, z.B. Auslesen aus einer Datenbank oder OCR aus einen Dokument. Ferner wird beschrieben, wie die erfassten Daten weiterverarbeitet und ausgegeben werden oder an Datenschnittstellen anderen Systemen bereitgestellt werden. Dabei muss auch immer beschrieben werden, wie die Richtigkeit der Daten zum Beispiel durch Prüfverfahren, auch wieder händische oder elektronische Prüfverfahren, sichergestellt wird.

Bei der Beschreibung von elektronischen Datenschnittstellen, welche ebenfalls Bestandteil der Anwenderdokumentation ist, sind meistens hohe IT-Kenntnisse erforderlich, so dass man hier ggf. die Zuarbeit entsprechender Experten benötigt.

Durch welche Softwaremodule und ERP-Module wandern die Daten? Welche Umwandlungen erfahren die Daten? Wie wird dabei jedesmal die Richtigkeit sichergestellt? Man errinere sich nur an die Kopierer-Fehlfunktion von 2013 von Xerox, welche einen Zahlendreher verursachte. Ein Disaster für jede Buchführung.

3.) Technische Systemdokumentation nach GoBD (Verfahrensdokumentation)

In der Technischen Systemdokumentation sind alle Technischen Mittel zu beschreiben, die bei der Buchführung zum Einsatz kommen. Hier ist auch wieder technisches Expertenwissen gefragt. Darunter zählen:

Verwendete Hardware

• Welche Serversysteme kommen zum Einsatz?
• Welche Clientsysteme werden verwendet?
• Welche Kopierer/Scanner werden verwendet?
• Cloud-basierte Server-/Rechenleistung, die gemietet ist?

Für die Hardware sind mindestens der Hersteller, die Typbezeichnungen und wichtige technische Parameter, wie z.B. Prozesser und RAM zu beschreiben. Außerdem muss hervorgehen in welchem Zusammenhang die Hardware mit den jeweiligen Buchführungsprozessen steht.

Nachteilig ist, dass man jedes Mal, wenn Hardware ausgetausch wird, daran denken muss, dass die Verfahrensdokumentation in diesem Kapitel angepasst wird.

Verwendete Software

• Welche Betriebssysteme werden verwendetet?
• Werden virtualisierte Server/Betriebssysteme verwendet?
• Welche ERP- und Buchführungssoftware wird eingesetzt?
• Welche Datenbank-Systeme kommen zum Einsatz?
• Wo sind die Programme installiert? Auf welcher Hardware laufen die Programme?
• Wann und wie erfolgt das Update-Handling?
• Wurde Software kundenspezifisch angepasst? Wenn ja wie?

Auch hier muss jedes Mal die Verfahrensdokumentation auf Anpassungen geprüft werden, wenn ein Update, Upgrade stattfindet oder ein anderes Softwareprodukt eingeführt wird. Mit einer reinen Auflistung von Softwareprodukten gibt man sich hier nicht zufrieden. Es muss ein schlüssiges Gesamtbild dargestellt werden, was eine Versions-Historie aufgrund von Updates/Upgrades einschließt.

4.) Betriebsdokumentation

In der Betriebsdokumentation sind die betrieblichen Maßnahmen zu den Nutzungsabläufen und deren Organisation zu beschreiben. Das umfasst einerseits die normalen, täglichen  Betriebsabläufe bei der Verwendung buchführungsrelevanter Software und Durchführung buchführungsrelevanter Arbeitsschritte. Anderseits sind auch Disaster-Recovery Maßnahmen zu beschreiben.

Betriebsabläufe

Sofern es weitere betriebsinterne Anweisungen und Richtlinien zur Dokumentation gibt, so sind diese hier mit zu benennen und darauf zu verweisen. Darüber hinaus sind die Betriebsabläufe darzustellen. Zum Beispiel, welche Personen oder Personalstellen welche Daten erfassen. Wie Aufgaben durch Workflow-Prozedere weiter übertragen werden? Welche Prüfungen übernimmt wer? Wer scannt ein? Wer legt Rechnung? Durch wen erfolgt wie die Dienstreiseabrechnung? Wer kontiert die Eingangsrechnungen? Etc.

Hier können sich auch übersichtliche Darstellungen in Form eines Ablaufplans anbieten.

Disaster-Recovery und Datensicherheit

• Wie erfolgt die Datensicherung?
• Wie ist das Backup-Konzept inkl. zugehörigen Wiederherstellungskonzept?
• Wie sieht das Benutzer-Berechtigungskonzept aus?
• Welches Passwort-Konzept, welche Passwort-Richtlinien gibt es?
• Wie ist organisiert, dass nur mit der Buchführung betrautes Personal Zugriff auf die Daten hat?
• Wie wird ein Datenzugriff für den Buchprüfer gewährleistet?
• etc.