Als Unternehmen steht man praktisch tagtäglich im Kontakt mit seinen Kunden. Aber wir müssen uns nicht nur mit den Anfragen unserer Bestandskunden auseinandersetzen. Auch an unseren Produkten oder Dienstleistungen interessierte potenzielle Kunden können zu einem herausfordernden Kommunikationsaufkommen beitragen. Zu guter Letzt kommt zu diesen beiden Ursachen eines besonders großen Kommunikationsaufkommens noch unsere eigene Suche nach Neukunden. Ist unser Unternehmen beispielsweise auf einer Messe vertreten oder bewirbt ein neues oder besonders attraktives Angebot, wie im Online Casino 80 Freispiele oder eine die Arbeitsvorgänge optimierende Software, dann können wir fest davon ausgehen, dass das Kommunikationsaufkommen in den darauffolgenden Tagen oder Wochen massiv ansteigt.
Ein erhöhtes Kommunikationsaufkommen oder Anfragen, die verschiedene Themenfelder betreffen, können eine ungemein hohe zeitliche Herausforderung für unsere Mitarbeiter darstellen. Meist müssen diese nämlich Details zu gezielten Anfragen herausfinden, Informationen wie den Bestell- oder Lieferstatus ausfindig machen sowie weiterleiten und andere zeitaufwändige Vorgänge in die Wege leiten, um die Kommunikation mit dem Kunden zufriedenstellend abzuwickeln. Mit diesen fünf Möglichkeiten gestalten Sie die Kommunikation mit Ihren Kunden effizienter und damit sparen Sie nicht nur Zeit, sondern entlasten auch Ihre Mitarbeiter.
Filtern Sie die Anfragen bereits vor dem eigentlichen Eingang
Sie kennen es bestimmt vom Anruf bei Ihrem Mobilfunkanbieter bereits. Abhängig vom Grund Ihres Anrufs müssen Sie verschiedene Zahlen eingeben, bevor Sie mit einem Mitarbeiter verbunden werden. Was für uns eine nervige Angelegenheit ist, ist tatsächlich ein Paradebeispiel der Effizienz der Kundenkommunikation. Diese Art von Vorfilterung können wir natürlich nicht nur am Telefon, sondern auch auf Webseiten im Kundendienstbereich von Großunternehmen vorfinden. Mit diesem einfachen Trick stellen Sie nämlich bereits im Vorfeld sicher, dass die Anfrage bei der richtigen Abteilung landet.
Fassen Sie sich kurz
Zeit ist Geld, auch dieses uralte Unternehmersprichwort besitzt einen Funken Wahrheit. Sie sollten jedoch niemals den Fehler machen, dass dies nur auf Sie oder die Mitarbeiter des Kundendienstes Ihres Unternehmens zutrifft. Auch Ihre Kunden stehen möglicherweise unter Zeitdruck und möchten daher die Angelegenheit schnellstmöglich vom Tisch haben. Deshalb sollte man sich bei seinen Antworten immer so kurz wie möglich aber so lange wie nötig fassen. Direkt und ohne Small Talk zum Punkt zu kommen, mag zwar unter Deutschen oder Niederländern zur Normalität gehören, unter Amerikanern erscheinen Sie damit jedoch als unhöflicher Rüpel.
Machen Sie sich bewusst, dass niemand fehlerlos ist
Ein leider nach wie vor verbreiteter Störfaktor der Effizienz der Kundenkommunikation ist eine endlos erscheinende Debatte. Ob eine Beschwerde in unseren Augen gerechtfertigt ist oder nicht, ist manchmal eindeutig, manchmal allerdings auch einfach nur Ansichtssache. Was jedoch zu nichts anderem als unnötigen Zeitaufwand führt, ist einen offensichtlich gemachten Fehler Ihrerseits abzustreiten. Kam es zu Kommunikations-, Liefer- oder Produktionsschwierigkeiten, dann ist der finanzielle Verlust geringer, wenn der Kunde zügig entschädigt wird.
Suchen Sie in regelmäßigen Abständen das Gespräch
Man sollte als Unternehmer niemals dem Irrglauben aufliegen, dass nur, weil sich ein Kunde nicht meldet, alles in Ordnung wäre. Das Gegenteil könnte tatsächlich der Fall sein. Vielmehr wäre es möglich, dass sich aufseiten des Kunden über einen längeren Zeitraum ein riesiger Kommunikationsbedarf angestaut hat und dieser nur auf die nächste Gelegenheit wartet, um Ihnen all diese Punkte zu präsentieren bzw. all diese Fragen auf einmal zu stellen.
Mehr Kontaktwege erhöhen die Effizienz dramatisch
Wer seinen Kunden lediglich die Möglichkeit gibt, per E-Mail erreicht werden zu können, dem werden seine Kunden früher oder später davonlaufen. Indem Sie Ihren Kunden mehrere Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung stellen, erhöhen Sie nicht nur die Effizienz, sondern geben Ihren Kunden gleichzeitig das Gefühl, wichtig zu sein und ernstgenommen zu werden. Wer freut sich nicht über einen Anruf, nachdem man eine E-Mail-Anfrage verschickt hat?
