Mit einer ERP-Software gestalten Unternehmen ihre Buchhaltung und der Verwaltung effizienter und werden lästige Excel-Dateien endlich los.
Der Markt ist voll von ERP-Software. Teilweise sind die Systeme auf bestimmte Branchen oder auch Unternehmensgrößen spezialisiert, teilweise halten Sie Funktionen für so gut wie jedes Unternehmen bereit. Die passende ERP-Software für das eigene Unternehmen zu finden ist da nicht immer leicht.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie sich im ERP-Dschungel zu Recht finden und schnell passende Systeme für Ihr Unternehmen ausfindig machen. Dazu werfen wir einen Blick auf die Funktionsweise einer ERP-Software sowie auf deren praktischen Einsatzgebiete. Dies wird uns dabei helfen zu verstehen, warum eine ERP-Software zwingend zum Unternehmen passen muss und man nicht auf eine x-beliebige Software setzen sollte.
Warum das ERP zum Unternehmen passen muss
Ein ERP-System setzt sich aus einzelnen Modulen zusammen. Es gibt recht allgemeine Module, die von so gut wie allen Unternehmen genutzt werden können, wie etwa jene für die Buchhaltung, die Rechnungsstellung, die Personalverwaltung oder für das Dokumentenmanagement. Darüber hinaus finden sich zudem noch Module zur Abdeckung der Produktion, für die Lagerverwaltung, für das Projektmanagement oder auch für die Wartung und Instandhaltung etc.
Der ERP-Markt ist somit voll von verschiedenen Lösungen für verschiedene Branchen und Unternehmensgrößen. Hier die passende Software für die eigenen Zwecke zu finden ist kein leichtes Unterfangen. Doch mit ein paar wichtigen Tipps und Tricks, können Sie die Suche deutlich abkürzen und schnell passende ERP-Software am Markt ausfindig machen.
Schritt 1: Die Vorbereitung
Zu Beginn der ERP-Suche sollten Sie zunächst einmal evaluieren, wonach Sie eigentlich genau suchen. Eine IST-Analyse der gegenwärtigen Situation gibt Aufschluss darüber, wo es derzeit hakt und wo Verbesserungspotentiale liegen. Daraus lassen sich dann konkrete Ziele, die mit der ERP-Implementierung verfolgt werden sollen ableiten.
Diese werden zusammen mit allen weiteren Rahmenbedingungen wie Budget, zeitlicher Rahmen, Nutzeranzahl, Hardwarevoraussetzungen etc. in ein Lastenheft eingetragen. Hier werden zudem auch alle benötigten Module und Funktionen aufgelistet und priorisiert. Wird beispielsweise ein Modul für die Buchhaltung benötigt oder ist bereits eine Lösung im Einsatz die angebunden werden muss, welche Faktoren müssen bei der Ressourcenplanung bedacht werden etc.
Schritt 2: Projektteam zusammenstellen
Die Mitarbeiter spielen in ERP-Projekten eine besonders wichtige Rolle. Schließlich sind sie es, die letztlich mit der Software arbeiten müssen. Daher sollten diese von Beginn an in das Projekt mit eingebunden sein. Das stärkt das Verständnis für die neue Anwendung in der Belegschaft und sorgt für eine höhere Annahmewahrscheinlichkeit.
Aus jeder Abteilung sollte ein Mitarbeiter in das Projektteam berufen werden. Dieser trägt dann Wünsche aus der Abteilung in das Projekt und hält andersherum seine Abteilung über alle wichtige auf dem Laufenden. Auch bei der späteren Schulung mit der Software erweist sich die Bildung eines Projektteams als äußerst nützlich, da die Teammitglieder als erste Anlaufstelle für Fragen im Umgang mit dem System fungieren können.
Schritt 3: Die ERP-Suche
Mit dem vollständigen Lastenheft in der Hand und dem Projektteam im Rück kann dann die eigentliche Suche nach einer passenden Software beginnen. Dabei dient das Lastenheft zur Orientierung und sorgt dafür, dass Sie während der Suche nicht den Fokus auf das Wesentliche verlieren.
Schritt 4: ERP-Software vergleichen
Vergleichsportale im Internet bieten Ihnen die Möglichkeit viele auf einen Schlag viele ERP-Software miteinander zu vergleichen und nach Ihren Kriterien zu filtern. So gelangen Sie schnell zu einer Shortlist mit 3-5 verschiedenen Lösungen, die dann genauer unter die Lupe genommen werden können.
Haben Sie eine Shortlist mit potentiellen Systemen erstellt, können die Anbieter kontaktiert werden. Diese können dann an Hand ihres Lastenheftes sehen, in wie weit sie Ihre Anforderungen erfüllen können und zu welchen Konditionen. Neben dem Funktionsumfang der ERP-Software kommen nun weitere Faktoren zum Tragen.
Da wäre die Benutzeroberfläche wie die Benutzerfreundlichkeit der Software, die Erfahrung des Anbieters bei der Implementierung in Ihrer Branche oder auch die Skalierbarkeit und die Flexibilität der dargebotenen Lösung. All diese Faktoren, zusammen mit den zuvor formulierten Anforderungen aus dem Lastenheft geben letztlich den Ausschlag für oder gegen eine Software.
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