Ein Schlagwort aus dem modernen Office ist sicherlich das papierlose Büro. Bis es sich überall durchgesetzt hat, wird es aber noch eine Weile dauern. Besonders bei Dokumenten, für welche der Gesetzgeber eine Aufbewahrungsfrist festgelegt hat, setzen viele Unternehmen auf Papier.
Gewohnheiten sind schwer abstellbar
Ein gängiger Alltag: Kunden senden Anfragen oder Aufträge per E-Mail, die dann im Büro ausgedruckt und in den Auftragsordner abgeheftet werden. Obwohl dies unnötige Ressourcen kostet und breite Inhalte aus dem Outlook ihre Tücken für den Drucker haben, ist dieses Prozedere weiterhin in deutschen Büros zu beobachten. Wer nicht daran denkt, den Druck auf Querformat umzustellen, verursacht zusätzliche Kosten für die Wiederholung des Drucks.
Eigentlich sind solche Ausdrucke jedoch gar nicht mehr nötig. Moderne CRM-Systeme sorgen für Ordnung, die Schonung von Ressourcen und den Zugriff über das betriebliche Netzwerk. Auch Kleinunternehmen ohne eine leistungsfähige Software könnten E-Mails und ihre Anhänge eigentlich abspeichern. Wegen der Aufbewahrungsfristen ist allerdings ein strenges Regime zum Datenschutz notwendig, weshalb letztendlich doch das Papier zum Einsatz kommt.
Kostengünstig Drucken
Für einige Tätigkeiten gibt es keine Alternative zum Druck, etwa wenn Etiketten erzeugt werden sollen. Für Lieferscheine oder Schreiben zu Jubiläen oder Festtagen ist Papier ebenfalls die bessere Alternative zu einer E-Mail. Umfangreiche Tabellen lassen sich auf dem analogen „Datenträger“ für viele Menschen besser lesen als auf einem Bildschirm. Bedingung ist, dass das Dokument akkurat ausgedruckt wurde. Dies ist bei einer umfangreichen Datensammlung nicht immer einfach.
Ohne Frage gibt es Einsparpotenzial bei der Nutzung eines Druckers, aber ganz abschaffen lässt er sich meist nicht. Ein schönes Beispiel sind die deutschen Behörden, deren Digitalisierung regional unterschiedlich fortgeschritten ist. Entsprechend wichtig ist es, die Druckkosten niedrig zu gestalten. Sie lassen sich nicht nur beim Kauf des Druckers und des Verbrauchsmaterials reduzieren. Viele Einstellungen helfen dabei, den Verbrauch an Toner oder Tinte zu senken.
Schönschrift nicht immer erforderlich
Kommen wir zurück zum Ausdruck einer E-Mail. Wenn dies erforderlich ist, muss es sicher nicht in einem hochwertigen Druck geschehen. Der Entwurfsmodus sieht zwar nicht so schön aus, senkt jedoch den Einsatz von Toner und Tinte erheblich. Noch mehr Kosten lassen sich sparen, indem auf den Ausdruck von Fotos verzichtet wird. Die Beschränkung auf einen Schwarz-Weiß-Ausdruck schont das Budget weiter.
Beim Kauf des Druckers spielt nicht nur der Preis eine Rolle. Kommt das Gerät im Großraumbüro zum Einsatz, muss es netzwerksfähig sein. Ideal sind Drucker mit mehreren Papierzuführungen. Für Selbstständige und Freelancer haben Multifunktionsgeräte Vorzüge. Sie verfügen über eine Scanner- und Kopierfunktion. Manchmal können die Multitalente sogar faxen. Papier lässt sich mit Duplex-Geräten sparen, die beidseitig drucken.
Bewusst Drucken und die Umweltschonen
Die Frage nach dem Sinn eines Ausdrucks spart ebenfalls Kosten. Wenn nur Auszüge eines Textes in Papierform benötigt werden, hilft es, die gewünschten Passagen zu markieren. Durch den Druck ausgewählter Bereiche lassen sich Papier und Toner sparen.
Am Ende sind eingesparte Ressourcen auch ein Beitrag zum Klimaschutz. Für diesen ist es ebenfalls wichtig, die Entsorgung von Toner fachgerecht zu organisieren. Kartuschen gehören weder in den Hausmüll noch in die gelbe Tonne. Sie lassen sich recyceln oder wiederbefüllen.
Fazit
Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, die Druckkosten zu senken. Der angenehme Nebeneffekt ist, dass gleichzeitig die Umwelt geschont wird.
