Noch vor fünf Jahren wäre es für die meisten Arbeitgeber kaum denkbar gewesen, dem Großteil ihrer Angestellten das Arbeiten im Homeoffice zu ermöglichen. Durch die Corona-Pandemie und die damit einhergehenden Isolationsvorschriften ist das Remote-Arbeiten aber in vielen Branchen gang und gäbe geworden. Auch jetzt, da die Corona-Pandemie weitestgehend überstanden ist, wollen viele Arbeitnehmer weiterhin im Homeoffice arbeiten. Um eine hohe Arbeitnehmerzufriedenheit sicherzustellen, kommen etliche Unternehmen diesem Wunsch nach. Dafür müssen aber ein paar Grundvoraussetzungen erfüllt sein. Neben einigen praktischen Hardware-Gadgets für das Homeoffice gibt es weitere Dinge, auf die im heimischen Büro niemand verzichten sollte. Dazu gehört ganz klar ein hohes Maß an IT-Sicherheit.
IT-Sicherheit: Das A und O für ein funktionierendes Homeoffice
Damit ein produktives Arbeiten im Homeoffice möglich ist, müssen ein paar wichtige Voraussetzungen erfüllt sein. Die bedeutsamsten Punkte sind in diesem Artikel von heimhelden.de beschrieben. Dazu gehören:
- Mitarbeiter benötigen ein gutes Organisationstalent und viel Selbstdisziplin
- Arbeitnehmer sollten einen möglichst ergonomischen Arbeitsplatz mit Schreibtischstuhl und Schreibtisch haben
- Die Arbeit darf nicht mit dem Privatleben vermischt werden
- Feste Strukturen und Abläufe erhöhen die Produktivität
- Eine verlässliche Hardware ist sinnvoll
- Angestellte sollten sich mit der Familie und Freunden abstimmen, um nicht gestört zu werden
Neben diesen Punkten sollten Unternehmen und Arbeitnehmer im Hinterkopf behalten, dass die Pluspunkte der Heimarbeit immer auch mit einigen Sicherheitsrisiken verbunden sind. Schließlich erfolgt die Arbeit außerhalb des geschützten Unternehmensnetzwerkes. Das könnte Einfallstore für Hacker und Malware schaffen. Aus diesem Grund müssen auch im Heimbüro einige allgemeine Sicherheitsstandards berücksichtigt werden. Die sechs wichtigsten Sicherheitstipps stellen wir im Folgenden ausführlicher vor.
1. Heim-WLAN sichern
Unternehmen sollten ihre Angestellten dazu anhalten, das heimische WLAN zu sichern. Das klappt zum Beispiel, indem folgende Schritte durchgeführt werden:
- Ein starkes Passwort vergeben, welches aus Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffern, Satzzeichen und Sonderzeichen besteht
- Den Namen des WLANs (SSID) auf der Einstellungsseite des Routers ändern. Ideal sind kryptische Namen, die sich schwer erraten lassen
- Die Netzwerkverschlüsselung aktivieren, wobei die Sicherheitsmethode WPA2 für moderne Hardware die stärkste Lösung ist.
- Die Firmware des Routers aktuell halten, um etwaige Sicherheitslücken zu schließen.
2. Virenschutz installieren
Darüber hinaus sollten Unternehmen in eine umfassende Antiviren-Software für sich und alle Mitarbeiter investieren. Antiviren-Lösungen verfügen über automatische Sicherheitsfunktionen und bieten somit einen guten Schutz vor zahlreichen Bedrohungen. Dazu gehören:
- Viren
- Spyware
- Malware
- Trojaner
- Ransomware
- Würmer
- Zero-Day-Angriffe
- Phishing-Betrug per Mail
Eine hochwertige und professionelle Antiviren-Lösung wehrt Online-Sicherheitsbedrohungen zuverlässig ab und aktualisiert sich automatisch selbst. So kann sie auf neue Bedrohungen schnell reagieren. Die Antiviren-Lösung arbeitet dabei unbemerkt im Hintergrund und erfordert somit kein spezielles technisches Know-how von den Mitarbeitern im Homeoffice.
3. Sicheres VPN nutzen
Wenn viele Mitarbeiter eines Unternehmens im Homeoffice arbeiten, nutzen auch zahlreiche Computer das virtuelle private Netzwerk (VPN) des Betriebs. Das bietet für Hacker eine ganze Reihe möglicher Hintertüren, um sich unbefugten Zugang zu sensiblen Unternehmensdaten zu verschaffen. Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter darüber informieren, welche Sicherheitsrichtlinien bei der Arbeit von Zuhause aus eingehalten werden müssen. Überdies ist es wichtig, die Sicherheit des VPNs zu stärken. Das klappt unter anderem mit folgenden Maßnahmen:
- Sichere Authentifizierungsmethoden verwenden – etwa Smartcards statt Benutzername und Passwort
- Starke Verschlüsselungsmethode für den VPN-Zugang einsetzen – statt Point-to-Point Tunneling Protocol kann ein Upgrade auf das Layer Two Tunneling Protocol (L2TP) erfolgen
- Die Passwörter von den Mitarbeitern regelmäßig ändern lassen – am besten mindestens einmal monatlich
- Die VPN-Verbindung nur im Bedarfsfall nutzen – die Verbindung sollte von Mitarbeitern nicht für private Zwecke verwendet werden
4. Zentralisierte Speicherlösung verwenden
Viele Unternehmen arbeiten mit Cloud- oder Serverspeichern. In diesem Fall sollten Unternehmen sicherstellen, dass alle Mitarbeiter dieselbe Lösung verwenden. Mitarbeiter, die ihre Daten lokal speichern, gehen ein Sicherheitsrisiko ein. Bei einem Cyberangriff können lokale Dateien leicht manipuliert, gelöscht oder zerstört werden. Im schlimmsten Fall gibt es dann keine Sicherheitskopien von wichtigen Dokumenten. Außerdem schützt eine zentralisierte Speicherlösung wichtige Dokumente zusätzlich über die Firewall. Auch in dieser Hinsicht ist es daher bedeutsam, dass Arbeitnehmer im Homeoffice über die Verwendung der zentralisierten Speicherlösung geschult werden.
5. Auf starke Passwörter setzen
Starke Passwörter sind ein einfaches Mittel, um die Arbeit im Homeoffice sicher zu gestalten. Leider wird dieser Punkt auch oft vernachlässigt. Sichere Passwörter sollten folgende Vorgaben erfüllen:
- mindestens acht Zeichen lang – je länger, desto besser
- das Passwort sollte nicht in einem Wörterbuch vorkommen
- am besten Groß- und Kleinbuchstaben sowie Ziffern, Satzzeichen und Sonderzeichen verwenden
Viele effektive Strategien für eine hohe Passwortsicherheit haben wir in diesem Artikel zusammengefasst. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfiehlt obendrein einen Passwortmanager. Darüber hinaus sollten Mitarbeiter darauf achten, dass für jeden Zugriff auf den eigenen Laptop oder andere Geräte eine passwortgeschützte Displaysperre eingerichtet wird. So haben Dritte es schwerer, auf die sensiblen Daten zuzugreifen, falls die Geräte doch einmal in falsche Hände gelangen.
6. Beim Mail-Verkehr auf Sicherheit achten
Für Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten, gehören E-Mails neben Videoanrufen zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln mit Vorgesetzten und Kollegen. Allerdings sind E-Mails auch eine Kommunikationsart, die relativ einfach zu hacken und zu manipulieren ist. Gerade Phishing-Mails öffnen Hackern auf einfache Weise Tore zu sensiblen Unternehmensdaten. Um E-Mail-Konten zu schützen, sollten Mitarbeiter im Remote-Büro folgende Maßnahmen ergreifen:
- Die Mails sollten nur über eine verschlüsselte Netzwerkverbindung per VPN abgerufen werden können. So erhalten nur authentifizierte Benutzer und Geräte Zugang und sämtliche Daten sind verschlüsselt.
- Wer mobile Geräte für den Mail-Empfang nutzt, sollte darauf achten, dass diese im Standby-Modus verschlüsselt sind. Bei Diebstahl oder Verlust sind die E-Mail-Daten dann geschützt.
Fazit
Auch nach dem Ende der Corona-Pandemie werden noch viele Beschäftigte ihren Bürojobs zumindest teilweise vom heimischen Büro aus nachgehen. Zwar locken viele Arbeitgeber mit Benefits, wenn ihre Angestellten wieder häufiger ins Büro kommen. Aber: Ganz wegzudenken ist das Homeoffice für die meisten Arbeitnehmer nicht mehr, denn dafür bietet es einfach zu viele Vorteile – etwa mehr Freizeit, weniger Spritkosten und eine individuellere Gestaltung des Berufsalltags. Damit es mit dem Arbeiten im heimischen Büro auch in Zukunft gut klappt, müssen Unternehmen ebenso wie Arbeitnehmer aber in hohem Maße auf die IT-Sicherheit achten. Wer sich die hier genannten Tipps zu Herzen nimmt, minimiert potenzielle Risiken bei der Heimarbeit glücklicherweise enorm.
