VBA E-Mail Anhang speichern

Outlook ist ein sehr verbreitetes Programm, insbesondere auch im beruflichen Bereich, zum Verwalten und Verarbeiten von E-Mails und natürlich noch viel mehr, wenn man nur an den Kalender und der Aufgabenverwaltung denkt.

Ein großer Vorteil von Outlook gegenüber anderen E-Mail Clients ist, dass es VBA (Visual Basic for Applications) mit bringt, wodurch sich viele zusätzliche Aufgaben automatisieren lassen, wenn die passenden Funktionen nicht auch über Outlook-Regeln und integrierte Funktionen bereits erledigt werden können.

E-Mail Anhang mit VBA automatisch speichern

Eine Aufgabe, die einen viele Klicks sparen kann, ist das Speichern von E-Mail Anhängen. Hat man typische wiederkehrenden E-Mails, deren Anhang immer unter denselben Pfad zu speichern ist, so muss man sich jedesmal zu diesem Pfad mit dem „Speichern unter„-Dialog durchklicken.

Mittels VBA kann man sich ein Makro schreiben, um den E-Mail Anhang zu speichern. Dem Makro kann man dann auch noch ein Shortcut zuweisen oder ein Button in der Leiste für den Schnellzugriff einfügen. So benötigt man schließlich nur noch einen Klick oder Tastendruck, um den Anhang der Mail zu speichern. Ein solches Makro lässt sich auch mit weiteren Makros kombinieren, so dass zum Beispiel gleichzeitig der E-Mail-Anhang per VBA gedruckt wird.

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VBA-Code zum Speichern Outlook E-Mail Anhang

Mit dem folgenden VBA Code lassen sich die E-Mail Anhänge unter einem fest vorgegebenen Ordnerpfad ablegen. Es werden dabei nur die E-Mail Anhänge der jeweils ausgewählten Mail gespeichert.

In Outlook gelangt man zum Visual Basic Editor durch die Tastenkombination Strg+F11. Es geht auch über das Menü Entwicklertools ⇒ Visual Basic.


Public Sub SaveAttachments()

    Dim objOL As Outlook.Application
    Dim objMsg As Outlook.MailItem
    Dim objAttachments As Outlook.Attachments
    Dim objSelection As Outlook.Selection
    Dim i As Long
    Dim lngCount As Long
    Dim strFile As String
    Dim strFolderpath As String
    
    ' Outlook Application Objekt instanziieren
    Set objOL = CreateObject("Outlook.Application")
    
    ' Collection der ausgewählten Objekte (E-Mails) ermitteln
    Set objSelection = objOL.ActiveExplorer.Selection
    
    ' Ordner-Pfad festlegen, wo der E-Mail Anhang gespeichert werden soll
    strFolderpath = "c:\Users\AnyUser\Documents\unterordner\rechnungen\jahr_2020\"
    
    ' Jedes ausgewählten Objekte (E-Mails) prüfen, ob es einen Anhang hat. Wenn Anhang vorhanden,
    ' dann unter dem Ordnerpfad speichern.
    For Each objMsg In objSelection
    
        ' Die Anhänge des ausgewählten Objekts (E-Mail) ermitteln
        Set objAttachments = objMsg.Attachments
        lngCount = objAttachments.Count
    
        If lngCount > 0 Then
    
            ' Wir verwenden hier einen rückwärts gerichteten Zähler; umgekehrt sollte es aber auch funktionieren.
    
            For i = lngCount To 1 Step -1
    
                ' Save attachment before deleting from item.
                ' Dateinamen ermitteln
                strFile = objAttachments.Item(i).FileName
    
                ' Kombiniere Ablagepfad mit dem Dateinamen
                strFile = strFolderpath & strFile
    
                ' Anhang als Datei speichern
                objAttachments.Item(i).SaveAsFile strFile
    
            Next i
    
        End If
    Next
    
ExitSub:
    Set objAttachments = Nothing
    Set objMsg = Nothing
    Set objSelection = Nothing
    Set objOL = Nothing
End Sub

Outlook Makro über Schnellzugriff aufrufen

Aufrufen bzw. Ausführen kann man nun das Makro, vorausgesetzt es ist Public, über die Entwicklertools ⇒ Makro ⇒ Makros-Dialog. Oder man legt sich einen Button in dem Schnellzugriff ab. Über den kleinen Pfeil nach unten im Schnellzugriff wählt man „Weitere Befehle …“ aus oder man geht über Datei ⇒ Optionen ⇒ Symbolleiste für den Schnellzugriff.

Screenshot Outlook Schnellzugriff Button zum Ausführen des Makros zuweisen
Outlook Schnellzugriff Button zum Ausführen des Makros zuweisen

In dem sich dann öffenenden Dialog-Fenster schränkt man die Befehle auf Makros ein und fügt das betreffende Makro hinzu.

Screenshot Outlook-Optionen Symbolleiste für den Schnellzugruff
Makro auswählen und über den Hinzufügen-Button dem Schnellzugriff ermöglichen

Über den Button „Ändern“ kann man dann noch ein Icon vergeben oder den Text anpassen.

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17 Kommentare

  1. Hallo zusammen,

    erst einmal vielen Dank für das Makro! Funktioniert super!
    Bei mir werden nun leider auch Bilder/ Icons aus der Mail mit heruntergeladen…
    Kann man dies umstellen, sodass nur noch Anhänge (vor allem pdf.) heruntergeladen werden?

    Grüße
    Finn

    1. Hallo Finn,

      ja in dieser Variante werden alle Dateien in der E-Mail gespeichert. Das ist natürlich in manchen Fällen ungünstig, weil viele auch ein Logo oder andere Bilder, bis hin zu TrackingPixel in den Mails und deren Signaturen speichern. Man kann aber den VBA-Code erweitern, indem man die Dateiendung (File Extension) ermittelt und dann zum Beispiel über eine if-Anweisung abfragt, ob es sich um eine PDF-Datei handelt. Hier der Code. Die Anweisung objAttachments.Item(i).SaveAsFile muss also vom if-Statement eingefasst werden.


      'Datei-Endung überprüfen
      FileExtension = Right$(strFile, Len(strFile) - InStrRev(strFile, "."))
      If FileExtension = "pdf" Then
      ' Anhang als Datei speichern
      objAttachments.Item(i).SaveAsFile strFile
      End If

      1. Hallo Daniel,

        mir ist aufgefallen, dass die File Extension Case sensitive ist. Könntest du mir helfen wie mal das umgehen könnte?

        LG
        Manuel

        1. Ja, das stimmt. Es kann zum Problem werden, wenn mal die Dateiendung „*.PDF“ und mal „*.pdf“ oder ganz krude mal „*.PdF“ heißt. Hier kannst du die Funktion LCase() verwenden. Die macht aus einem String alles Kleinschreibung (lower case)
          Als zweite Zeile vor der If-Anweisung am besten folgende Zeile einfügen, dann sollte es funktionieren:
          FileExtension = LCase(FileExtension)

  2. Hallo Daniel,

    mega praktisches Makro. Vielen Dank.

    Kann man das Makro auch so umbauen, dass es automatisch Anhänge abspeichert, die vo bestimmten Empfängern kommen?
    Die gängigen Tools dafür kann ich in meiner Firma nicht installieren und ebenso kann ich nicht an die Windows Registry ran.

    Falls das nicht gehen sollte: Kann ich ggf. alle Anhänge aus einem bestimmten Outlook Ordner automatisch runterladen?

    Danke dir!

    1. Hallo Philipp,

      eine fertige Lösung habe ich nicht bzw. wären diese einen eigenen Blog-Artikel wert, den ich vielleicht auch noch erstelle nach deiner Anregung 😉
      Erste Idee ist es die Ausführung des Makros über die Outlook-Regeln zu bewerkstelligen mittels der Regel „Nach Erhalt einer Nachricht von … ein Skript ausführen„. Dies Regel ist aber in neueren Outlooks nicht mehr verfügbar. Wird wohl also nicht funktionieren.
      Ein anderer Ansatz ist über das Application. NewMail-Ereignis das Eintreffen einer neuen Mail im VBA abzufangen und dann per VBA den Sender zu ermittlen und dann weiteren Code auszuführen. Aber das habe ich selbst noch nicht bisher getestet.

      1. Hallo Daniel,

        danke dir für das schnelle Feedback.
        Den BVA mittels ein Skript ausführen hatte ich mal genutzt. Nur wie du sagst, geht das mit meinem neuem Outlook in der Firma nicht mehr.

        In weiteren Foren habe ich bereits den Tipp mit dem New.mail makro entdeckt.
        https://docs.microsoft.com/de-de/office/vba/api/outlook.application.newmail?redirectedfrom=MSDN

        Leider fehlen mir dafür die Skills das entsprechende Makro zu erstellen. Deswegen bin ich verzweifelt auf der Suche und wäre für jede Hilfe dankbar.

        Danke!

        LG

          1. Hallo Daniel,

            vielen Dank für den Extra Artikel und deine ganze Mühe! Ich habe diesen entsprechend implementiert. Leider bekomme ich immer einen Fehler beim kompilieren. Gibt es hier ggf. einen GesamtVBA den du einmal exemplarisch einfügen könntest?
            Private Sub Application_NewMailEx(ByVal EntryIDCollection As String)
            Dim Item As Object
            Dim Email As String
            Set Item = Session.GetItemFromID(EntryIDCollection)
            Item.Save
            ‚Absender E-Mail Adresse ermitteln
            Email = Item.SenderEmailAddress
            ‚Überprüfen, ob E-Mail von bestimmten Absender
            If Email = „vorname.nachname@ekiwi.de“ Then
            ‚weiteren Code und Makros hier ausführen
            Modul1.MeinMakro
            Debug.Print „Die richtige Mail lautet: “ + Email
            Else
            Debug.Print „Falsche Mail lautet: “ + Email
            End If
            End Sub

            Wenn ich den Verweis auf Modul 1 mache, dann kann er es immer nicht greifen. Wenn ich den Makro Text von oben direkt einfüge, klappt es leider ebensowenig: Dann bekomme ich den Fehler, dass EndSub fehlt.

            Private Sub Application_NewMailEx(ByVal EntryIDCollection As String)
            Dim Item As Object
            Dim Email As String
            Set Item = Session.GetItemFromID(EntryIDCollection)
            Item.Save
            ‚Absender E-Mail Adresse ermitteln
            Email = Item.SenderEmailAddress
            ‚Überprüfen, ob E-Mail von bestimmten Absender
            If Email = „vorname.nachname@ekiwi.de“ Then
            ‚weiteren Code und Makros hier ausführen
            Public Sub SaveAttachments()

            Dim objOL As Outlook.Application
            Dim objMsg As Outlook.MailItem
            Dim objAttachments As Outlook.Attachments
            Dim objSelection As Outlook.Selection
            Dim i As Long
            Dim lngCount As Long
            Dim strFile As String
            Dim strFolderpath As String

            ‚ Outlook Application Objekt instanziieren
            Set objOL = CreateObject(„Outlook.Application“)

            ‚ Collection der ausgewählten Objekte (E-Mails) ermitteln
            Set objSelection = objOL.ActiveExplorer.Selection

            ‚ Ordner-Pfad festlegen, wo der E-Mail Anhang gespeichert werden soll
            strFolderpath = „c:\Users\AnyUser\Documents\unterordner\rechnungen\jahr_2020\“

            ‚ Jedes ausgewählten Objekte (E-Mails) prüfen, ob es einen Anhang hat. Wenn Anhang vorhanden,
            ‚ dann unter dem Ordnerpfad speichern.
            For Each objMsg In objSelection

            ‚ Die Anhänge des ausgewählten Objekts (E-Mail) ermitteln
            Set objAttachments = objMsg.Attachments
            lngCount = objAttachments.Count

            If lngCount > 0 Then

            ‚ Wir verwenden hier einen rückwärts gerichteten Zähler; umgekehrt sollte es aber auch funktionieren.

            For i = lngCount To 1 Step -1

            ‚ Save attachment before deleting from item.
            ‚ Dateinamen ermitteln
            strFile = objAttachments.Item(i).FileName

            ‚ Kombiniere Ablagepfad mit dem Dateinamen
            strFile = strFolderpath & strFile

            ‚ Anhang als Datei speichern
            objAttachments.Item(i).SaveAsFile strFile

            Next i

            End If
            Next

            ExitSub:
            Set objAttachments = Nothing
            Set objMsg = Nothing
            Set objSelection = Nothing
            Set objOL = Nothing
            End Sub
            Debug.Print „Die richtige Mail lautet: “ + Email
            Else
            Debug.Print „Falsche Mail lautet: “ + Email
            End If
            End Sub

          2. Hallo Philipp,
            kam jetzt mal dazu mir deinen geposteten Kommentar und Code anzuschauen. Du hast zwischenzeitlich bestimmt schon eine passende Lösung gefunden. Ein Gesamtprojekt zu posten ist schwierig. Dazu sind die individuellen Anforderungen meistens zu konkret oder speziell. Das der Verweis auf Modul1 Probleme macht liegt sicherlich daran, dass die Methode, die du aufrufen möchtest nich in Modul1 vorhanden ist oder als private deklariert ist oder Modul1 bei dir gar nicht existiert. Den Makro-Text direkt einfügen sollte dann aber klappen. Wenn ich es richtig sehe, hast du aber versucht es mit der Methoden-Definition „Public Sub“ einzufügen bzw. zusammenzufügen. Das geht nicht. Deswegen meckert der Compiler auch das ein passendes „End Sub“ fehlt. Oder du hast einfach das „End Sub“ am Ende von Application_NewMailEx vergessen.

  3. Hallo Daniel,
    erstmal vielen Dank für den genialen Makro des abspeicherns von Mailanhängen.
    Dieser hat bis letzte Woche super funktioniert, dann kam ein Update für office 365 und der Makro funktioniert nicht mehr.
    Er bleibt vorne stehen bei:
    Set objOL = CreateObject(„Outlook.Application“)
    Fehlermeldung:
    Fehler beim Kompilieren: Funktionsmerkmal der Objektbibliothek nicht unterstützt.

    Ich gehe davon aus, daß beim Update die Objektbibliothek verschoben wurde, oder Outlook hier andere Einträge erfahren hat.
    Hast Du einen Vorschlag, was ich hier versuchen kann.
    PS: Ich bin nur „normaler “ User, der Makros lesen kann, jedoch nicht selber schreiben kann.

    Ich danke Dir im Voraus für ein Feedback
    Tim

    1. Hallo Tim,
      ich mache zwar auch alle Updates von Office 365 mit und mein Outlook ist auf dem neusten Stand, aber dein beschriebener Fehler tritt bei mir nicht auf.
      Schaue bitte mal, ob es vielleicht an einem fehlenden Verweis liegt. Dazu im VBA-Editor Menü Extras => Verweise aufrufen. Und dann schaue mal, ob der Verweis Microsoft Outlook 16.0 Object Library und ggf. auch „Microsoft Office 16.0 Object Library“ aktiviert ist. Falls nicht einmal aktivieren und probieren, ob es dann geht.
      Grüße Daniel

  4. Chapeau! Ein Super Makro.
    Da ich jetzt nicht gerade der „Crack“ bin, was VBA angeht, habe ich etwas „gefrickelt“, bis ich es zum Laufen bekam, aber jetzt klappt es bestens 🙂
    Mich würde noch eines Interessieren: in diesem Makro wird ja immer nur der Anhang der aktuell ausgewählten Mail abgelegt. Kann man das auch so „umstricken“, dass alle PDF-Anhänge aller Mails eines Mail-Ordners abgelegt werden?
    Beste Grüße
    Ingo

    1. Das sollte im Prinzip jetzt auch schon funktionieren, jedoch unter der Voraussetzung, dass alle E-Mails in dem betreffenden Ordner ausgewählt/markiert sind. Das kann man recht schnell erreichen, indem man eine E-Mail markiert und dann Strg+A drückt.
      Der Makro Code ist so aufgebaut, dass alle ausgewählten E-Mail durchlaufen werden. Das ist diese Schleife hier:
      „For Each objMsg In objSelection […] Next“

  5. Hallo und vielen Dank für das Makro! Bei mir hat es allerdings nur mit der folgenden Änderung funktioniert:

    ‚ Collection der ausgewählten Objekte (E-Mails) ermitteln
    Set objSelection = objOL.ActiveWindow.Selection

    Ich habe zudem noch eine If Schleife reingenommen, die den Anhang-Namen überprüft, da ich das nur für bestimmte Anhänge von meinem Scanner benötige, die an die E-Mail-Adresse umgeleitet werden.

    Ich würde das Makro jetzt noch gern mit einer Regel verknüpfen, die beim Eingang von einem bestimmten E-Mail-Konto das Makro ausführt, aber das finde ich bei Office 365 nicht.

    Viele Grüße Jeannine

    1. Hallo Jeannine,
      freut mich, dass du das Makro mit „ActiveWindow“ zum Laufen bekommen hast. Warum du ActiveWindow benötigst ist mir nicht ganz klar. Hast du vielleicht spezielle Einstellungen oder Ansichten deines Posteingangs?

      Ich habe auch schon mal versucht, das Makro mit einer Outlook-Regel zu verbinden, so dass es gleich bei Posteingang ausgeführt wird. Leider scheint es dafür derzeit keine Lösung im Office 365 oder auch Vorgängerversionen zu geben.
      Viele Grüße

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