Die Organisation von Auswärtsfahrten kann für Fanclubs oft eine echte Herausforderung darstellen. Von der Routenplanung bis zur Kostenabrechnung müssen viele Details bedacht werden. Ein Fahrtenbuch elektronisch zu führen, macht dabei den entscheidenden Unterschied. Die jeweilige, das Fahrtenbuch unterstützende Software kann sich dabei in einen echten Helfer für alle organisatorischen Aufgaben rund um die Auswärtsfahrt verwandeln. Sie kann kluge Routen planen, Kosten im Blick behalten und dafür sorgen, dass alle rechtlichen Regeln eingehalten werden. Das spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern macht die Reiseplanung für alle Beteiligten deutlich entspannter.
Statt sich mit Papierkram und komplizierter Planung herumzuschlagen, können sich die Fans auf das Wichtigste konzentrieren: die Unterstützung ihrer Mannschaft. Welche weiteren Vorteile ein solches System für Fanclubs bieten kann, nehmen wir in den nachfolgenden Abschnitten genauer unter die Lupe.
Rechtliche Compliance & Vereinsfinanzen
Die rechtliche Seite von Fanclub-Fahrten ist oft komplizierter als gedacht. Doch elektronische Fahrtenbücher machen vieles einfacher. Wie das? Wenn beispielsweise ein Fanclub Fahrten organisiert, muss er dem Finanzamt genau zeigen können, wer wann mitgefahren ist und ebenso wie die Kosten aufgeteilt wurden. Ein digitales System kann hierbei automatisch alle wichtigen Daten wie Kilometerstand, Fahrtzeit und Reisezweck speichern.
Auch wird bei Fahrgemeinschaften sofort klar, wer welchen Anteil zahlen muss. Wenn einmal etwas mit dem Fanbus passiert, kann die digitale Dokumentation für alle Beteiligten einen guten Versicherungsnachweis erbringen. Das ist auch für den Kassenwart eine Entlastung. Denn am Ende des Jahres muss er für den Jahresabschluss nicht mehr große Papierberge durchforsten. Die jeweilige Software kann alle Zahlen übersichtlich speichern und mit wenigen Klicks auswerten.
Routenoptimierung & Zeitmanagement
Aus der Anreise zum Auswärtsspiel kann ein elektronisches Fahrtenbuch eine gut durchdachte Sache machen. Denn die entsprechende Software hat nicht nur Kenntnisse über den Weg zum Stadion, sondern auch über die aktuelle Verkehrslage. Der Fanclub weiß so sofort, wo Staus sind und welche Route gerade am schnellsten zum Ziel führt. Auch an regelmäßige Pausen kann ein solches System denken. Diese müssen nämlich von Bussen bzw. Ihren Fahrern laut Gesetz regelmäßig eingelegt werden.
Wenn die Entwickler der Fahrtenbuchsoftware an den Anwendungsfall der Parkplatzsuche gedacht haben, gibt es einen weiteren Mehrwert. Denn in diesem Fall kann die Software auch wissen, wie lange man normalerweise für die Parkplatzsuche am jeweiligen Stadion braucht und das mit einkalkulieren. Dadurch können beim Einsatz mehrerer Fanbusse alle bei großen Spielen sehen, wo sich die anderen gerade befinden. Das reduziert Stress und stellt sicher, dass niemand den Anpfiff verpasst.
Kostentransparenz und -kontrolle
Auch die Kostenfrage wird mit einem digitalen Fahrtenbuch bei Fanreisen deutlich einfacher. Das System kann nämlich automatisch berechnen, wie viel Sprit verbraucht wurde und was das pro Person kostet. Zudem können auch Mautgebühren und Parktickets direkt erfasst werden. Dadurch muss nichts mehr verloren oder vergessen werden. Das macht es total fair für alle Mitfahrer.
Ermöglicht die Software einen direkten Vergleich, kann man im Nachhinein auch genau sehen, wie teuer verschiedene Auswärtsfahrten in der Vergangenheit waren und dann die Kosten vergleichen. Und wenn sich Fans zu Fahrgemeinschaften zusammentun, kann die entsprechende Software die Kosten automatisch durch die Anzahl der Mitfahrer teilen. Das erspart lästiges Taschenrechnen und Diskussionen ums Geld. Für Fanclubs ermöglicht das sogar eine Reisekostenverfolgung über die ganze Saison hinweg.
Organisation & Planung
Idealerweise kennt das digitale Fahrtenbuch den aktuellen Spielplan und kann sich automatisch an Änderungen von Anstoßzeiten anpassen. Auch die Mitfahrerlisten können digital verwaltet werden. Dadurch behält der Fanclub immer den Überblick, wer im Bus wo sitzt. Das System kann zudem alle wichtigen Treffpunkte und geplante Pausen für die Fahrt speichern. Ändert sich etwas kurzfristig, zum Beispiel weil ein Rastplatz gesperrt ist, bekommen alle Mitfahrer automatisch eine Nachricht. Das verhindert Chaos und langes Warten. Besonders praktisch ist, dass alle wichtigen Infos zur Fahrt in einer App zusammenlaufen.
Datenbasierte Optimierung
Wie ein smarter Reiseberater kann sich ein digitales Fahrtenbuch alle Fahrten merken und daraus lernen. Was lernt es? Es kann sich im Hinblick darauf optimieren, welche Routen zu welchen Stadien besonders gut funktionieren. Ein solches System kann zum Beispiel erkennen, dass die Autobahn zu bestimmten Zeiten regelmäßig verstopft ist. Es kann dann clevere Alternativrouten vorschlagen. Wie bereits weiter oben erwähnt, kann es über die Saison hinweg alle Informationen zu Kraftstoffverbrauch, Pausenzeiten und Kosten sammeln und basierend darauf die Planung für künftige Fahrten weiter kostensparend optimieren.