3-Monatsfrist bei Reisekosten/Verpflegungspauschalen

Wer beruflich auf Montage, Dienstreise oder Geschäftsreise geht, und somit abseits seines regulärem Beschäftigungsort einer beruflichen Tätigkeit nachgeht, dem entstehen neben den gewöhnlichen Reisekosten mit Expensya für Fahrkosten und/oder Übernachtungen auch zusätzliche Aufwendungen für die Verpflegung, sprich fürs Essen und Trinken. Denn schließlich kann man sich nicht zu Hause an der günstigen Getränkekiste vom Supermarkt oder am Aufschnitt der Wursttheke bedienen. Regelmäßig ist man dann auf Imbissbuden, Raststätten, Gaststätten und ähnlichem angewiesen, wofür man tiefer ins Portemonnaie greifen muss.

Die Kosten für Fahrten und Übernachtungen werden gewöhnlich für Arbeitnehmern direkt über die Reisekostenabrechnung vom Arbeitgeber erstattet. Und Selbstständige können die Rechnungsbelege als Ausgaben geltend machen. Die Aufwendungen für die Verpflegung werden dann abhängig von der Dauer der Reise in verschiedenen Höhen über die Verpflegungspauschalen als Werbungskosten abgerechnet. Diese Pauschalen, bis zu 28EUR/Tag (Stand 2021) bei 24 Stunden Abwesenheit, erhält man steuerfrei. Aber Achtung: Hier gibt es einen Haken: Denn irgendwann schlägt die 3-Monatsfrist zu.

Was ist die Dreimonatsfrist?

Die Verpflegungspauschalen sind unter anderem im Einkommensteuergesetz geregelt im EstG §4 Abs. 5 Punkt 5 und im EstG §9 (4a).  Im letzteren gibt es dann auch die Festlegung, dass der Abzug der Verpflegungspauschalen auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt (3-Monatsfrist). Das heißt, man kann danach nicht mehr die Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen. (Werbungskosten ist ein blöder Begriff aus dem Steuerrecht; gemeint sind hier prinzipiell alle zusätzlichen Aufwendungen, die einem durch die berufliche Tätigkeit entstehen und die steuermindernd geltend gemacht werden können; hat also keinen Bezug zur Fernsehwerbung, o.ä.)

Zahlt der Arbeitgeber die Verpflegungspauschalen aus, wird er diese Auszahlung einstellen nach Ablauf der Dreimonatsfrist. Zahlt der Arbeitgeber trotzdem eine Verpflegungspauschale über die 3-Monatsfrist hinaus aus, dann ist das als zusätzliches Einkommen zu werten und muss versteuert werden.

Es muss hier also sowohl von Arbeitgebern als auch von Unternehmern und Freiberuflern genau Buch geführt werden, wann eine auswärtige Tätigkeit beginnt und verfolgt werden, wann die 3-Monatsfrist abgelaufen ist.

Bedingungen für die 3-Monatsfrist

Die Uhr für die Dreimonatsfrist fängt mit Beginn der auswärtigen Tätigkeit an zu ticken. Sie ist auch nicht auf ein volles Jahr beschränkt, sondern tickt über den Jahreswechsel weiter. Wenn also die auswärtige Tätigkeit im November beginnt, dann endet die Frist im Februar des darauffolgenden Jahres.

Im Gesetz wird für die 3-Monatsfrist auch Bezug genommen auf die auswärtige Tätigkeitsstätte, nicht Tätigkeitsort. Soll heißen, wenn man zum Beispiel als Arbeitnehmer aus Berlin einen Monat lang im Industriegebiet Hamburg bei/für Unternehmen A gearbeitet hat und danach eine Hausnummer weiter bei Unternehmen B für 2 Monate arbeitet, dann wird die Dreimonatsfrist noch nicht erreicht. Es ist zwar derselbe Ort, aber nicht dieselbe Tätigkeitsstätte und man muss beide Tätigkeiten bei Unternehmen A und Unternehmen B separat auf die 3 Monate überwachen. Somit ist jede auswärtige Tätigkeitsstätte separat zu überwachen.

Hat jedoch Unternehmen A mehrere Tätigkeitsstellen, aufgrund vieler Filialen oder einem weit verbreitetem Betriebsgelände, und ist es notwendig, dass der Arbeitnehmer an diesen verschiedenen Tätigkeitsstätten von Unternehmen A arbeiten muss, dann beginnt die Uhr für die 3-Monatsfrist an zu ticken, mit dem ersten Arbeitstag für Unternehmen A.

Arbeitstage pro Woche

Nun stellt sich die Frage, wie viele Arbeitstage pro Woche man an der auswärtigen Tätigkeitsstätte arbeiten muss, damit die Dreimonatsfrist überhaupt zum Tragen kommt. Man möchte ja meinen, dass es einen Unterschied macht, ob der Arbeitnehmer von Berlin einmal pro Woche über einen Zeitraum von 4 Monaten nach Hamburg fährt oder ob der Berliner Arbeitnehmer 4 Monate 5 Tage die Woche in Hamburg tätig ist.

Die Dreimonatsfrist schlägt bei einer längerfristigen Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte zu. Von einer längerfristigen Tätigkeit wird ausgegangen, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte mindestens an drei Tagen der Woche aufgesucht wird.

Neubeginn der Dreimonatsfrist

Stellt sich also die Frage, wenn man mal 1 Woche hier und 2 Wochen dort arbeitet, wann die 3-Monatsfrist zurückgesetzt wird und von Neuem begonnen wird zu zählen?

Im Einkommensteuergesetz ist hier eine Unterbrechung von vier Wochen definiert. Das heißt, man muss mindestens für vier Wochen an seiner ersten Tätigkeitsstätte oder an einer anderen Tätigkeitsstätte gearbeitet haben. Darüber hinaus kann eine solche Unterbrechung auch durch Urlaub oder Krankheit erreicht werden. Der Grund für die Unterbrechung ist unerheblich. Somit kann mit 3 Wochen Jahresurlaub plus 1 Woche Home-Office die 3-Monatsfrist von vorn beginnen.

Für die genaue steuerliche Behandlung von Reisekosten von Arbeitnehmern hat das Bundesministerium für Finanzen auch ein Schreiben als PDF-Bereitgestellt.

Beispiel

Arbeitnehmer Egon aus Berlin muss ab 01. März bis 01. Juni für zwei Tage pro Woche auf die Baustelle in Hamburg von Auftraggeber A. Vom 01. April bis 01. Juni ist er noch auf einer anderen Baustelle für drei Tage die Woche in Buxtehude (Auftraggeber B). Und ab 01. Juni dann für 5 Tage die Woche nur noch in Buxtehude. Im Mai war Egon für zwei Wochen krank zu Hause.

Da durch die Krankheit von zwei Wochen wird noch keine Unterbrechung von vier Wochen erreicht. Diese Regel kann hier also nicht zur Anwendung kommen. Da Egon nur zwei Tage die Woche für Auftraggeber A arbeitet, findet die 3-Monatsfrist noch keine Anwendung.

Für Buxtehude (Aufraggeber B) zählt die 3-Monatsfrist beginnend ab 01. April, da das Kriterium mit den drei Tagen erfüllt ist und wird erreicht am 30. Juni.

Hinweis: Dieser Artikel behandelt den Stand von 2021. Bitte beachten Sie, dass sich Gesetze und Richtlinien jederzeit ändern können und immer die aktuell gültige Gesetzeslage anzuwenden ist.

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