Schnelle Abrechnung von Reisekosten mit passender digitalem Werkzeug.
Auch wenn vieles inzwischen über Microsoft Teams, Zoom oder ähnlichen Werkzeugen abgewickelt wird, gibt es weiterhin Dienstreisen. Dienstreisen in Unternehmen müssen beantragt, genehmigt und am Ende verbucht werden. Am besten alles digital und passenden Workflow.
Expensya für die Reisekostenabrechnung
Hier kommt Expensya ins Spiel. Die Softwarelösung erleichtert die Abwicklung, Beantragung, Genehmigung und Verbuchung von Dienstreisen. Belege können digital erfasst werden, mittels OCR-Technik werden Texte, Beträge und Mehrwertsteuersatz ermittelt. Natürlich auch in Fremdwährungen. Natürlich können Belege auch manuell erfasst werden. Reisekostenabrechnungen können automatisch an den Manager gesendet werden und dank übersichtlicher Darstellung und Validierung können Abrechnungen schnell überprüft werden.
Datenspeicherung und Handhabung für Mitarbeiter
Die Software arbeitet im Browser, sowohl auf dem Desktop, als auch auf dem mobilen Endgerät. Hier stehen passende Apps für Android und iPhone-Nutzer zur Verfügung. Diese können über den jeweiligen App-Store installiert werden.
Mitarbeiter können so bereits von unterwegs ihre Belege einreichen und die Buchhaltung verarbeiten. Die Daten liegen sicher in der Cloud, für eine sichere Speicherung und Archivierung ist also gesorgt. Neue gesetzliche Regelungen werden automatisch vom Anbieter eingepflegt.
Für Entwickler steht zudem eine öffentliche Rest-API für den Zugriff auf die Daten zur Verfügung.
Preise
Preislich ist die Lösung für kleine und große Unternehmen interessant. Bezahlt wird nach Anzahl von Anwendern, wobei es Rabatte für viele Benutzer gibt und Jahreslaufzeiten gibt. Wer die Software einfach mal ausprobieren will, kann ohne Angabe einer Kreditkarte 30 Tage die Software auf Herz und Nieren testen.
Fazit
Wer seine Reisekosten und Abwicklung noch manuell erfasst und bearbeitet, der sollte sich die kostenlose Demo-Version anschauen. Zeit ist Geld und jede Minute, die ein Mitarbeiter mit unnützer Bürokratie verbringt, kostet einem Unternehmen bares Geld. Gerade die Unterstützung mit Apps erlaubt ein schnelles Scannen und Erfassen von Belegen, auch von unterwegs. Mitarbeiter können so bereits während der Dienstreise ihre Belege scannen und müssen keine Zettelwirtschaft nach Abschluss der Dienstreise manuell sammeln und erfassen.
