E-Mails sichern und archivieren mit MailStore Home

Vor kurzem habe ich über die Nachteile der Cloud berichtet, nutze aber selbst den ein oder anderen kleinen Dienst im Web. So führe ich z.B. ein E-Mail-Konto bei Google, auch besser bekannt als GMail, in welchem viele E-Mails, die sich über Jahre hinweg angesammelt haben, lagern. Dort liegt alles durcheinander in der Wolke: Wichtiges, Unwichtiges, Spam, etc. Eine Säuberungsaktion ist der Mühe nicht wert, denn die tolle Suchfunktion von Google lässt mich die Nadel im Heuhaufen finden.

Nun habe ich eine gewisse Paranoia entwickelt, was denn sei, wenn eines Tages mein Konto gesperrt ist oder bei Google aus irgend einen Grund ein Datenbankfehler auftritt und ich an meine Daten nicht mehr heran komme. Ja, das soll es alles schon gegeben haben!

Aus diesem Grund habe ich mich nach einen Programm umgesehen mit welchem ich meine Mails sichern kann und trotzdem eine super Suchfunktion habe, um mit dem Durcheinander klar zukommen. Dabei bin ich bei MailStore Home, derzeit in Version 7.0.7 verfügbar, hängen geblieben.

MailStore Home liest die E-Mails verschiedener Postfächer aus und archiviert die Mails auf dem lokalen Rechner. Dabei werden Mailtexte inklusive der Inhalte von Anhängen indexiert, was später eine komfortable, schnelle Suche im Archiv ermöglicht.

MailStoreHome7

Die Reihe der unterstützen E-Mail Systeme ist lang:

  • Internet-Postfächer wie Google Mail oder GMX
  • Beliebige Postfächer über POP3 oder IMAP
  • Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, 2007, 2010
  • Microsoft Outlook Express und Windows Mail
  • Microsoft Exchange Server 2003, 2007 und 2010 Postfächer
  • Microsoft Office 365 (Exchange Online)
  • Hosted Exchange Postfächer
  • Mozilla Thunderbird und SeaMonkey
  • .eml und andere E-Mail-Dateien

Die Unterstützungen sind aber nicht alle so toll, wie sie sich auf der Anbieterseite lesen. So musste ich z.B. feststellen, dass das Auslesen von Microsoft Outlook *.pst-Dateien deaktiviert ist und nur in der kostenpflichten Serverversion MailStore Server verfügbar ist, welche aufgrund der Kosten von derzeit 295,00€ für den privaten Gebrauch eher nicht in Frage kommt.

Möchte man nun die Mails aus seinem Google-Konto auslesen muss man zuvor IMAP in den Kontoeinstellungen aktivieren. Dazu geht man im Google-Account unter Einstellungen –> Weiterleitungen und POP/IMAP und setzt dann den Radiobutton unter IMAP auf IMAP aktivieren.

In MailStore Home geht man auf E-Mails archivieren und wählt dann unter Erweitert das Item Google Mail aus, nimmt die dann abgeforderten Einstellungen zu Benutzername und Passwort vor und schon ist das Profil angelegt. Dann Profil anwählen und das Archivieren starten.

MailStoreHome7_2

Je nach Größe des E-Mails Postfach kann das erste Archivieren mehrere Stunden dauern. Wenn man dann anschließend regelmäßig die Sicherung vornimmt, dauert es weniger lange.

In der Home-Version werden die Archiv-Dateien in einem festgelegten Verzeichnis gespeichert, welches nicht geändert werden kann. Wer jetzt nachts aber immer noch nicht ruhig schlafen kann, kann sich die Dateien z.B. über den Windows Explorer nochmal separat auf eine externe Festplatte ablegen.

Ich resümiereSmiley: Alles in allem ein nützliches Programm, intuitiv zu bedienen und kostenlos. Bleibt nur zu hoffen, dass es kostenlos bleibt und es auch unter zukünftige Betriebssysteme läuft oder dafür weiterentwickelt wird. Denn ein Archiv möchte ich nach Möglichkeit auch in 50 Jahren noch durchwühlen können.

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