Für Firmen ist die Nutzung einer Buchhaltungssoftware längst selbstverständlich geworden. Sogar Kleinunternehmer greifen bereits auf die Hilfe der standardisierten Programme zurück. Wie in anderen Branchen unterscheiden sich die Angebote der einzelnen Programme in Nutzen und Qualität voneinander und sind zuweilen auf unterschiedliche Schwerpunkte spezialisiert. Wir führen ein in die Welt der Buchhaltungssoftware, um das Verständnis für die unverzichtbaren Helfer im Betriebsalltag zu schärfen und bei der Entscheidungshilfe für die richtigen Werkzeuge Impulse zu setzen.
Was bringt eine Buchhaltungssoftware?
Besonders Kleinunternehmer können die anfallenden Kosten für den Steuerberater und andere Experten im Finanzwesen nicht immer stemmen. Die Delegierung der Steuerangelegenheiten an externe Dienstleister belastet das Budget und hemmt das Wachstum und die Entwicklung. Eine moderne Buchhaltungssoftware bietet einen Ausweg aus der Problematik und befähigt den Unternehmer dazu, die Steuererklärung ebenso selbstständig vorzunehmen wie die Buchhaltung und andere Pflichten aus dem Steuerrecht.
Welche Arten von Buchhaltungssoftware gibt es?
Die einzelnen Buchhaltungsprogramme bieten unterschiedliche Funktionen, die bei den steuerrechtlichen Anforderungen helfen. Steuererklärungen können in verschiedenen Formaten wie EÜR, BWA und GuV geleistet werden und manche Tools unterstützen bei der Verwaltung der Kundenbeziehungen (CRM). Weitere wichtige Funktionen, die eine Buchhaltungssoftware aufweisen sollte, sind Online-Banking, das Rechnungs- und Mahnwesen und die Angebotserstellung.
Manche Buchhaltungssoftware wird heruntergeladen und andere Arten werden über Apps oder über eine Cloud bedient. Generell sollte das Buchhaltungsprogramm möglichst umfangreich sein, um alle Bereiche des Steuer- und Finanzwesens mit allen Details wie, um Beispiele zu nennen, die Abrechnung für die Reisenebenkosten und Fahrtkostenabrechnung abzudecken.
Auf welche Kriterien sollte man bei einer Buchhaltungssoftware achten?
Über die Relevanz der Kriterien entscheidet jeder Unternehmer selbst. Wir sind der Meinung, dass die folgenden Kriterien, auf die wir nun genauer eingehen werden, für die meisten Selbstständigen den größten Mehrwert bieten:
Funktionsumfang
Je mehr Funktionen, desto besser. Mögliche Anwendungen können betriebswirtschaftliche Auswertungen, Schnittstellen für DATEV, Elster und andere Tools sowie die Bilanzerstellung sein. Die Finanzbuchhaltung gehört zu den wichtigsten Aufgaben für eine Buchhaltungssoftware, aber auch die Anlagenbuchhaltung und das Online-Banking sollten enthalten sein. Schließlich erleichtern gute Programme die Arbeit beim Umgang mit Waren und Kunden.
Angebote und Rechnungen sollten mithilfe der Programme erstellt werden können und auch das Kassenbuch sowie die Lohnbuchhaltung gehören inkludiert. Die Auftragsübersicht sollte stets sichtbar sein und die Inventarverwaltung ist möglich. Anwender freuen sich besonders über die Funktion, automatisch auf mögliche Steuervorteile aufmerksam gemacht zu werden, die einem sonst entgangen wären.
Benutzerfreundlichkeit
Eine ausgezeichnete Benutzerfreundlichkeit erleichtert den Gebrauch der vielen Tools und reduziert die typischen Schwierigkeiten bei der Einarbeitung zu Beginn. Sämtliche Funktionen sind sinnvoll gegliedert und lassen sich schnell finden. Die Navigation verläuft intuitiv, das heißt, durch den logischen Aufbau sind die einzelnen Schritte so selbstverständlich, dass der Anwender auch ohne größeres Nachdenken und ohne Reibungsverluste von A nach B gelangt.
Aktualität
Die Gesetze zur Steuerpflicht ändern sich ständig. Die Buchhaltungssoftware muss also zwingend aktualisierbar sein, damit der Benutzer immer auf dem Laufenden ist. Auf diese Weise können alle Angaben pflichtgemäß ausgeführt und alle Steuervorteile vom Programm erfasst werden. Besonders Tools auf Basis einer Cloud gelten bei der Aktualisierung als am zuverlässigsten und sind durch automatisierte Updates und Upgrades immer auf dem neuesten Stand.
Support
Ein kompetenter Support ist eine wirkliche Hilfe bei Fragen und deutlich mehr als eine Ansammlung von KI-Bots. Er wird von echten, fachkundigen Menschen betreut. Die Kontaktdaten sind einsehbar und der Kundenservice ist im Optimalfall auf mehreren Kommunikationswegen zu erreichen. Während die Programme in der Regel ein FAQ aufweisen, ist die Unterstützung durch Tutorials und Lernvideos schon etwas spezieller.
