Was für die digitale Schichtplanung im Unternehmen spricht

Schichtplanung im Unternehmen: Im Zeitalter der Digitalisierung stellt sich die Frage, ob per Hand oder mit Excel erstellte Dienstpläne nicht ein wenig anachronistisch sind. Denn das Erarbeiten und Verwalten von Schichtplänen bedeutet meist einen enormen Verwaltungsaufwand und ein langwieriges Prozedere. Und wehe, es kommt ein unerwarteter Personalausfall dazwischen: Dann muss der ganze Plan händisch neu geschrieben werden – oft mit einer hohen Fehlerquote. Das sorgt nicht selten für Frust im Unternehmen.

Die Lösung, auf die viele Unternehmen mittlerweile setzen, sind digitale Schichtpläne. Welche Vorteile diese Systeme für Unternehmen haben und wie sie funktionieren, klären wir in diesem Artikel.

Was genau ist ein digitaler Schichtplan?

Online-Schichtpläne sind digitale Schichtpläne, die auf mobile Endgeräte übertragbar sind. Hier kann man sich ein Beispiel dazu ansehen: https://www.papershift.com/schichtplaner. Sie sind vor allem für Unternehmen interessant, für die ein flexibler Personaleinsatz relevant ist. Die Basis für den digitalen Schichtplan bildet dabei die Cloud: Über eine cloudbasierte Software sind die Schichtpläne von überall einsehbar.

Wie funktioniert ein digitaler Schichtplan?

Der digitale Schichtplan erinnert an eine Excel-Tabelle. Der Vorteil ist aber, dass die Verfügbarkeiten und Abwesenheiten von Mitarbeitern automatisch koordiniert werden. Die betroffenen Mitarbeiter werden durch Push-Benachrichtigungen über Änderungen informiert.

Praktisch ist auch, dass das digitale Tool nicht nur für die Schichtpläne genutzt werden kann, sondern auch als Kommunikationsmedium im Team dient. Möglich wird dies mit einer Nachrichtenfunktion des Schichtplans. Außerdem liefert das Zeiterfassungsmodul die Basisinfos für die Lohnabrechnung.

Frau erarbeitet den Schichtplan

Warum ist ein digitaler Schichtplan sinnvoll für das Unternehmen?

Dass immer mehr Unternehmen mittlerweile auf digitale Schichtpläne setzen, hat handfeste Gründe:

Weniger Arbeitsaufwand

Der zeitaufwändige Prozess bei der Erstellung eines Dienstplanes ist die Abfrage von Verfügbarkeiten und Abwesenheiten der Mitarbeiter. Dieser Arbeitsaufwand kann mit einem digitalen Schichtplan enorm reduziert werden: Pläne lassen sich direkt auf die folgenden Wochen übertragen. Die Software erkennt Überschneidungen von Schichten und weist auf logischen Unstimmigkeiten hin. So lassen sich gängige Fehler vermeiden.

Überall einsehbar

Immer auf dem neuesten Stand: Mit einem Online-Schichtplan können alle Mitarbeiter von überall aus auf den Plan zugreifen. Falls Schichten verändert werden, benachrichtigt das System automatisch die Mitarbeiter. So entfällt das lästige „Hinterhertelefonieren“. Mitarbeiter können sich auch in offene Schichten selbstständig eintragen – die ganze Schichtplanung wird also durch das Online-Tool beschleunigt, vereinfacht und transparent gemacht.

Integration von Mitarbeitern

Die Einbeziehung von Mitarbeitern in die Schichtplanung verbessert die Motivation und Mitarbeiterbindung. Durch die erhöhte Transparenz wird die Planung für den Mitarbeiter nachvollziehbar. Gerade die jüngere Generation ist es gewöhnt, Messenger-Dienste zu benutzen. Eine zeitgemäße Software-Lösung ist also gerade zur Motivation der jüngeren Mitarbeiter nicht zu unterschätzen.

Gesetzliche Vorschriften werden eingehalten

Das Arbeitsrecht beinhaltet eine Unmenge von Vorschriften: Bei der Schichtplanung müssen Rahmenbedingungen für Pausen- und Arbeitszeit genau eingehalten werden. Die Software im Online-Schichtplaner berücksichtigt diese Vorgaben und setzt sie automatisch um. Der Arbeitnehmer nutzt sein Handy als Stempelkarte.

Für den Arbeitgeber wird die Dokumentationspflicht mit einem Online-Schichtplaner erheblich erleichtert: Die Auswertungen zu den Arbeitszeiten werden als PDF-Datei abgespeichert und es entsteht kein zusätzlicher Arbeitsaufwand dafür.

Effizienzsteigerung

Eine digitale Personaleinsatzplanung spart Zeit: An die Stelle einer aufwändigen manuellen Dienstplanung mit Zettelbergen und Excel-Listen tritt die App des digitalen Schichtplans, durch die alle Mitarbeiter vernetzt sind. Online lassen sich Dienstpläne leichter und zeitsparender pflegen. Das steigert insgesamt die Effizienz im Unternehmen, da die Arbeitszeit effektiver genutzt wird.

Viele Features

Bei vielen Programmen für Online-Dienstpläne stehen weitere Features zur Verfügung, die über den Anwendungsbereich eines üblichen Schichtplans weit hinausgehen: Manager können für das Team beispielsweise Tagesnotizen für die Schicht erstellen. Solche Kommunikationstools erleichtern das tägliche Aufgabenmanagement.

Hinzu kommen Features wie das Abwesenheitsmanagement: es bietet bei Krankheitsfällen, Urlaubstagen oder Feiertagen eine Hilfestellung bei der Erstellung des Dienstplanes.

Fazit

Ein Online-Dienstplan bietet für Unternehmen und Mitarbeiter viele Vorteile. Vor allem die Effizienzsteigerung ist es, die viele Unternehmer überzeugt, auf einen digitalen Dienstplan umzusteigen.

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