Der Jahreswechsel ist die ideale Gelegenheit, endlich Ordnung in die Aktenberge und Dokumentensammlungen zu bringen. Wir erklären, welche Aufbewahrungsfristen für welche Unterlagen maßgeblich sind und welche Dokumente am 1. Januar 2023 endgültig vernichtet werden können.
Wie lange müssen Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden?
Im Normalfall müssen schriftliche und elektronische Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden. Handelt es sich um Urteile, Mahnbescheide oder Prozessakten, sollten diese sogar 30 Jahre aufbewahrt werden.
Die einzelnen Aufbewahrungsfristen beginnen stets nach Ablauf des Kalenderjahres, aus dem die jeweiligen Unterlagen stammen oder in dem im entsprechenden Dokument die letzte Eintragung erfolgt ist.
Nach Ablauf der gesetzlichen Frist müssen die Akten datenschutzkonform und sicher entsorgt werden. Dies gelingt mithilfe seriöser Dienste wie PAPERSHRED Aktenvernichtung schnell und unkompliziert.
In welcher Form müssen die Dokumente aufbewahrt werden?
Maßgeblich für die Aufbewahrung der Unterlagen ist, dass diese während der gesamten Aufbewahrungszeit lesbar, sicher, verfügbar und geordnet bleiben. So werden Originalunterlagen, welche auf Thermokopierpapier gedruckt wurden, oft unlesbar. Daher sollten wichtige Dokumente stets zusammen mit einer entsprechenden Kopie aufbewahrt werden. Dies gilt vor allem für steuerlich relevante Unterlagen.
Darüber hinaus müssen Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen oder Zwischenabschlüsse zwingend in Papierform aufbewahrt werden. Eine reine digitale Form ist zu unsicher, da diese Daten bei einem Systemabsturz vollständig verloren gehen könnten.
Gemäß § 146 der Abgabenordnung (AO) sind jegliche Bücher und erforderliche Aufzeichnungen „im Geltungsbereich dieses Gesetzes zu führen und aufzubewahren“.
Demnach müssen Geschäftsunterlagen zwar nicht direkt im Büro aufbewahrt werden, jedoch sind Unternehmer gesetzlich dazu verpflichtet, die Unterlagen innerhalb Deutschlands aufzubewahren, sofern sich hier der Sitz des Unternehmens befindet.
Weiterhin empfiehlt es sich, steuerliche relevante Dokumente zusätzlich zu digitalisieren und in einer GoBD-konformen Buchhaltungssoftware zu archivieren.
Welche Unterlagen müssen zwingend aufbewahrt werden?
Steuerlich relevante Unterlagen müssen zwingend aufbewahrt und dürfen unter keinen Umständen direkt vernichtet werden. Hierzu gehören insbesondere folgende Dokumente:
- Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Zwischenabschlüsse
- Inventare
- Lageberichte
- Kontoauszüge
- Fahrtenbücher
- Buchungsbelege
- Aufzeichnungen und Bücher (z. B. Anlagevermögen, Kasse etc.)
- Rechnungen und Lieferscheine
Wie müssen Geschäftsunterlagen und Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist entsorgt werden?
Sensible Daten und Geschäftsunterlagen können nicht einfach im Papiermüll entsorgt werden. Die Akten müssen datenschutzkonform vernichtet werden, was bedeutet, dass digitale Dokumente gelöscht und Papierunterlagen geschreddert werden müssen.
Betriebsinterne Geheimnisse sowie personenbezogene Daten dürfen unter keinen Umständen für Dritte einsehbar sein. Für die korrekte Entsorgung von Datenträgern und Akten ist die DIN-Norm 66399 maßgeblich.
Diese Geschäftsunterlagen können Anfang 2023 entsorgt werden
Das Jahr 2022 neigt sich dem Ende zu. Das bedeutet, dass einige Aufbewahrungsfristen mit Anbruch des neuen Jahres auslaufen. Hierbei sind die unterschiedlichen Zeiträume zu beachten.
Aufbewahrungsfrist 10 Jahre
Stammen die Unterlagen aus dem Jahre 2012 oder erfolgte die letzte Eintragung in den Dokumenten in diesem Jahr, können unter anderem folgende Akten vernichtet werden:
- Jahresabschlüsse/Jahresbilanzen
- Kontoauszüge
- Buchungsbelege
- Rechnungen und Lieferscheine
- Kassenberichte
- Inventare
- Steuer- und Kreditunterlagen
Aufbewahrungsfrist 6 Jahre
Wurden die Unterlagen im Jahre 2016 erstellt oder erfolgte die letzte Eintragung in diesem Jahr, so können unter anderem diese Dokumente Anfang 2023 vernichtet werden:
- Verträge
- Mahnungen
- Versicherungspolicen nach Ablauf
- Geschäftsbriefe (Korrespondenz etc.)
Aufbewahrungsfrist 2 Jahre
In Bezug auf das Mindestlohngesetz gelten auch hier bestimmte Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. So müssen Dokumentationen über die Einhaltung der Mindestlohnbestimmungen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
Stammen entsprechende Unterlagen aus dem Jahr 2020, so können diese ab dem 1. Januar 2023 vernichtet werden.
Vorsicht: Aussetzung der Aufbewahrungsfrist
Bevor wahllos Dokumente und Akten aus den Jahren 2012, 2016 und 2020 vernichtet werden, sollten diese noch einmal eingehend geprüft werden. Grundsätzlich gilt: Solange die Unterlagen noch für verschiedene Verfahren oder Vorfälle relevant sind, dürfen diese nicht ohne Weiteres vernichtet werden.
Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt nur dann, sofern jegliche Steuerbescheide gemäß § 165 AO bestandskräftig sind. Auch wenn ein Gerichtsverfahren betreffend der Unterlagen anhängig ist, sind steuerliche Unterlagen noch nicht bestandskräftig und die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren wird für diese Zeit ausgesetzt.
Befindet sich das Unternehmen zum Ablaufzeitpunkt der Aufbewahrungsfristen noch mitten in einer Außenprüfung, müssen die Akten noch so lange aufbewahrt werden, bis diese vollständig abgeschlossen ist.
Im Zweifel sollte immer der Steuerberater zurate gezogen werden, damit die zeitlich und rechtlich korrekte Vernichtung der Geschäftsunterlagen gewährleistet ist.
Quellen:
https://www.werkzeugforum.de/aufbewahrungsfrist-abgelaufen-das-kann-weg/
https://sevdesk.de/lexikon/aufbewahrungsfristen/#wo-aufbewahren
