Der Name steht für ein ganzes Bündel unterschiedlicher Angebote, die sich im Preis um ein Vielfaches unterscheiden und im Alltag doch sehr ähnlich aussehen. Wer die Übersicht sucht, stößt auf Tabellen mit Dutzenden Zeilen, in denen die entscheidenden Unterschiede zwischen Nebensächlichkeiten verschwinden. Dabei lassen sie sich auf wenige Fragen reduzieren. Wie viele Personen arbeiten damit, laufen die Programme auf dem Gerät oder im Browser, wird eine Firmenmailadresse gebraucht, und wer verwaltet die Zugänge. Dieser Beitrag ordnet die Modelle entlang dieser Fragen und zeigt, welche Variante zu welcher Situation passt.
Die Modelle für private Nutzung
Für den privaten Bereich gibt es zwei Abonnements und eine Kaufversion. Das Einzelabonnement richtet sich an eine Person und erlaubt die Nutzung auf mehreren eigenen Geräten. Die Familienvariante deckt bis zu sechs Personen ab, jede mit eigenem Konto und eigenem Speicher, was den Preis pro Kopf deutlich senkt. Die Kaufversion läuft ohne laufende Kosten, bleibt aber auf ein Gerät beschränkt und erhält keine neuen Funktionen.
Die Entscheidung fällt meist über die Zahl der Personen. Ab drei Nutzern im Haushalt ist die Familienvariante fast immer die günstigste Lösung. Für eine einzelne Person, die über Jahre dieselben Aufgaben erledigt, rechnet sich der Einmalkauf. Wer viel zwischen Rechner, Tablet und Telefon wechselt, profitiert vom Abonnement, weil die Nutzung dort ohne Zusatzkosten möglich ist.
Die Modelle für Unternehmen
Im geschäftlichen Bereich unterscheiden sich die Pakete an vier Stellen. Die Einstiegsvariante liefert die Programme ausschließlich im Browser, dazu eine Firmenmailadresse und Onlinespeicher. Die mittlere Stufe ergänzt die installierten Anwendungen auf dem Gerät. Die umfassendste Stufe fügt Verwaltung der Geräte, erweiterten Schutz vor Schadsoftware und zusätzliche Regeln für Zugriffe hinzu. Daneben gibt es eine Variante, die nur die Programme enthält und auf die Mailadresse verzichtet.
Für die Geschäftsvarianten gilt eine Obergrenze bei der Zahl der Nutzer, oberhalb derer die Angebote für größere Organisationen greifen. Kleine Betriebe kommen damit selten in Berührung. Wichtiger ist die Möglichkeit, innerhalb einer Organisation verschiedene Pakete zu mischen, sodass nicht jede Person dieselbe Ausstattung erhält.
Browser oder installierte Programme
Die Versionen im Browser decken die üblichen Aufgaben ab, also Texte schreiben, Tabellen führen und Präsentationen bearbeiten. Ihre Grenzen zeigen sich bei umfangreichen Tabellen, bei Makros, bei anspruchsvollen Layouts und beim Arbeiten ohne Netz. Wer regelmäßig unterwegs ist oder mit großen Dateien hantiert, braucht die installierte Fassung.
Ein praktisches Beispiel liefert der Umgang mit Datenaustausch. Werden Daten aus anderen Systemen übernommen, kommen sie häufig als Textdatei mit Trennzeichen an, und die Zuordnung der Spalten gelingt im Browser deutlich schlechter als in der installierten Anwendung. Wie sich eine CSV-Datei mit den passenden Optionen öffnen lässt, zeigt eine kurze Anleitung. Solche Details entscheiden im Alltag stärker über die Wahl als jede Werbebotschaft.
Speicher, Mail und Verwaltung
Der Onlinespeicher gehört zu den unterschätzten Bestandteilen. Er ersetzt bei vielen Nutzern einen separat bezahlten Dienst und macht damit einen erheblichen Teil des Preises wieder wett. Entscheidend ist die Trennung zwischen persönlichem und gemeinsamem Speicher, damit Dokumente eines Teams nicht am Konto einer einzelnen Person hängen.
In der Praxis sorgt die Synchronisierung gelegentlich für Ärger, etwa wenn die Anwendung nicht mehr startet oder Dateien doppelt erscheinen. Für den häufigsten dieser Fälle gibt es eine bewährte Lösung, beschrieben im Beitrag darüber, was zu tun ist, wenn die OneDrive-App nicht startet. Wer die Ablage von Anfang an sauber strukturiert, begegnet solchen Problemen ohnehin seltener.
Bei der Firmenmailadresse geht es um mehr als um den guten Eindruck. Sie gehört dem Unternehmen, lässt sich bei einem Austritt umleiten, mit einer Abwesenheitsnotiz versehen und archivieren. Eine private Adresse, die eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter selbst angelegt hat, entzieht sich dieser Kontrolle vollständig. Für Betriebe, die Angebote und Rechnungen per Mail versenden, ist das ein handfestes Risiko und häufig der eigentliche Grund für den Wechsel auf ein geschäftliches Paket.
Kaufen, wechseln und verwalten
Beim Erwerb zählen drei Angaben, nämlich die genaue Bezeichnung des Pakets, die Laufzeit und die Zahl der enthaltenen Nutzer. Wer Microsoft 365 kaufen möchte, findet bei seriösen Anbietern diese Angaben direkt in der Beschreibung, dazu eine Rechnung mit ausgewiesener Steuer und eine Anleitung zur Zuordnung im Konto. Jahreslaufzeiten sind in der Regel günstiger als monatliche Abrechnung, binden dafür für zwölf Monate.
Ein Wechsel zwischen den Paketen ist möglich und wird anteilig verrechnet. Beim Herunterstufen ist zu prüfen, ob Funktionen wegfallen, die im Betrieb genutzt werden, etwa die Geräteverwaltung. Beim Ausscheiden einer Person wird die Lizenz freigegeben und lässt sich einer anderen zuweisen, ohne dass eine neue Bestellung nötig wäre. Diese Möglichkeit wird häufig übersehen, sodass Betriebe über Monate Lizenzen für Konten bezahlen, die niemand mehr nutzt.
Wie verbreitet die Cloud-Nutzung ist
Für die Einordnung der eigenen Situation helfen belastbare Zahlen. Der Cloud Report des Branchenverbands zeigt, wie viele Unternehmen in Deutschland Cloud-Dienste einsetzen und welche Anwendungen dabei vorn liegen. Klassische Bürosoftware gehört seit Jahren zu den am häufigsten aus der Cloud bezogenen Anwendungen, gleichauf mit Mail und Dateispeicher. Diese Daten helfen bei der Frage, ob ein Wechsel dem Markt folgt oder ihm vorauseilt.
Worauf vor der Entscheidung zu achten ist
- Zahl der Personen und Geräte realistisch zählen, nicht schätzen
- Prüfen, ob eine Firmenmailadresse mit eigenem Domainnamen gebraucht wird
- Klären, wer die Konten anlegt, verwaltet und beim Austritt sperrt
- Bestehende Speicherdienste gegenrechnen, bevor ein zusätzlicher gebucht wird
- Bei Jahreslaufzeiten den Verlängerungstermin im Kalender vermerken
- Regelmäßig prüfen, ob alle bezahlten Lizenzen noch zugeordnet sind
Fazit
Die Auswahl wird einfach, sobald vier Fragen beantwortet sind. Wie viele Personen arbeiten damit, braucht es installierte Programme, ist eine Firmenmailadresse nötig, und wer übernimmt die Verwaltung. Aus den Antworten ergibt sich fast immer genau ein passendes Paket. Wer zusätzlich die Lizenzen einmal im Jahr durchsieht und ungenutzte Zuordnungen auflöst, zahlt am Ende nur für das, was tatsächlich gebraucht wird. Ein Termin im Kalender kurz vor dem Verlängerungsdatum reicht dafür vollkommen aus.