Die “Digitale Kopie” für Briefsendungen

Der klassische Brief wird im digitalen Zeitalter nicht unverzichtbar, aber anders. Das liegt an unterschiedlichen Faktoren. Auf der einen Seite möchten viele Menschen nicht mehr lange auf ihre Post warten müssen, aber genauso möchten sie die Umwelt schützen. Das Briefe aus Papier einfach ihre Zeit brauchen und zugestellt werden müssen, und dabei auch noch durch ihren Verbrauch an Papier nicht sonderlich gut für die Umwelt sind liegt auf der Hand. Die Lösung heißt hier “Digitale Kopie” und wird von immer mehr Anbietern ermöglicht. Die Deutsche Post hat in Deutschland hier das Monopol. Aber auch Anbieter wie web.de setzen mittlerweile auf integrierte Lösungen und bieten Ihren Kunden diese Option an.

Was steckt hinter der “Digitalen Kopie”

Eine digitale Kopie des Briefes ist in der Praxis ein PDF-Dokument, in welchem sich der Brief in digitaler Form findet. Viele kennen vielleicht schon die Sendungsbenachrichtigung. Diese wird immer versandt, wenn ein Brief auf dem Weg zum Briefkasten des Empfängers ist. Im Prinzip entfällt nun diese Mail und man bekommt den Brief im Anhang der Mail zugesandt. Das Original wird aktuell noch weiterhin versandt, weswegen es sich hierbei eher um eine erweiterte Benachrichtigung handelt und keine Maßnahme für den effektiven Umweltschutz. Aber diese Funktion lässt sich in der Zukunft mit Sicherheit noch erweitern. Die digitale Kopie bietet viele Vorteile:

  • Man kann zu jeder Zeit und an jedem Ort auf die Sendung zugreifen
  • Die Sendung ist verfügbar und kann eingesehen werden, bevor das Original eintrifft

Aktuell hängt die Zahl der digitalen Briefe übrigens auch von der Anzahl der Anbieter ab, die diesen Service ermöglichen. Je mehr Versender diesen Service integrieren, umso mehr Briefe können auch in digitaler Form zugestellt werden.

Der Datenschutz kann unbesorgt betrachtet werden

Gerade bei digitalen Inhalten ist der Datenschutz immer ein wichtiges Thema. Bei der digitalen Kopie muss man sich hierüber keine Sorgen machen. Unternehmen, die ihren Sitz und ihre Tätigkeit offiziell in der EU haben unterliegen auch hier den strengen Anforderungen und müssen ihren Kunden ein Maximum an Datenschutz bieten. Idealerweise wird dieser Datenschutz auch noch durch Maßnahmen des Kunden ergänzt. Dazu gehören ein sicheres Passwort, sowie die Nutzung der Zwei-Faktor-Authentifizierung. Zudem ist es wichtig, dass das Passwort in regelmäßigen Abständen geändert wird.

Web.de bietet diese Funktion kostenlos an

Die Möglichkeit zur Nutzung der digitalen Kopie wird von web.de kostenlos zur Verfügung gestellt. Es geht ganz einfach: In das Kundenkonto und E-Mail-Fach gehen und die digitale Kopie dort aktivieren. Der Service kostet keinen Cent und bietet viele Vorteile. Durch die Aktivierung werden künftig Sendungen, die von kooperierenden Unternehmen versandt werden direkt in das Postfach des Anbieters gelegt und können dort vorab betrachtet werden. Die Ausgabe erfolgt dabei, wie bereits beschrieben, im PDF-Format. Die Installation eines PDF-Readers ist in der Regel nicht mehr notwendig, da die meisten modernen Browser bereits über die integrierte Software verfügen und das Format ohne Problem anzeigen können. Das gilt für mobile Endgeräte ebenso, wie für den Home-PC oder das Notebook.

Noch eine Spielerei, aber mit Sicherheit ein Teil der Zukunft

Die digitale Kopie ist derzeit noch eine kleine Spielerei. Nur wenige Menschen können wirklich etwas damit anfangen und die Vorteile nutzen. Das wird sich in der Zukunft aber mit Sicherheit ändern. Denn immer mehr Unternehmen setzen auf diese sparsame und umweltschonende Alternative. Man kann auch durchaus damit rechnen, dass Behörden und Ämter in der nahen Zukunft viel mehr Sendungen digital verschicken werden. Wer schon jetzt an diesem tollen neuen Projekt teilhaben möchte, der macht folglich einen ersten Schritt in Richtung der Zukunft!

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