Firmen-Intranets in den Zeiten von Home-Office und Remote Arbeit.
Bereits in meiner ersten Firma vor gut 20 Jahren gab es ein Intranet. Damals wurde dieses noch zentral erstellt, mit statischen HTML-Seiten. Es bot in Grundzügen bereits das, was moderne Intranets boten. Allgemeine Informationen und Neuigkeiten der Firma, von Speiseplan bis Urlaubsantrag. Durch die statische Struktur war es reines „read-only“ Projekt, informierte aber zentral alle Mitarbeiter über Neuigkeiten, Abläufe, Dokumente, Vorlagen.
Viel hat sich seitdem geändert. Gerade in den letzten Jahren hat die Remote-Arbeit stark zugenommen. Home-Office ist heute gang und gäbe. Mit dem Fachkräftemangel sind auch reine Remote-Arbeitsplätze keine Seltenheit mehr. Es spielt immer weniger eine Rolle, wo die einzelnen Personen sitzen.
Die Remote-Arbeit ist mit vielen Vorteilen verbunden. Bessere Vereinbarkeit von Beruf und Freizeit, keine Pendelei und kleinere Büros sind nur ein Teil davon. Allerdings sollen auch die Nachteile nicht verschwiegen werden. Der Plausch und Informationsaustausch an der Kaffeemaschine entfallen. Mal eben einen Kollegen fragen funktioniert zwar prinzipiell auch über Videochat, in der Praxis ist hier die Hemmschwelle meist doch etwas größer.
Wichtig ist daher, den Mitarbeitern eine Austausch- und Informationsplattform zur Verfügung zu stellen. Hier schließen wir den Kreis zum Intranet. Dieses ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, Informationen bereitzustellen und die Zusammenarbeit zu fördern.
Intranet und Remotearbeit
Ein gutes und redaktionell ausgebautes Intranet kann den Mitarbeitern viele Fragen beantworten. Gerade beim Onboarding von neuen Mitarbeitern können diese sich hier umfassend über die Gegebenheiten und Abläufe informieren. Arbeitszeitmodell, Abläufe, Urlaubsantrag, Informationen zur Entgeltabrechnung, all dies sind Informationen, welche in ein gut gepflegtes Intranet gehören.
Ein neuer Kollege kann sich hier schnell und einfach selbst informieren. Die Sicherheit stets die aktuellen Informationen im Intranet zu finden, ist ein weiterer Faktor, welcher den Einsatz eines Intranets sinnvoll macht.
Moderne Intranet-Systeme, bieten nicht nur statische Inhalte für die Informationsbereitstellung, sondern auch zahlreiche Möglichkeiten für die Zusammenarbeit und interne Kommunikation.
Verbindung von Teams
Mitarbeiter und Kollegen müssen, egal vom Standort, in der Lage sein, sich gegenseitig zu Projekten zu informieren. Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, Kommentarfunktionen, Instant-Messaging sind heute Standard. Führungskräfte können Ziele formulieren und vorgeben, alle Mitarbeiter sind automatisch informiert und können auch gleich ihr Feedback geben.
Jede Abteilung kann die relevanten Informationen bereitstellen und einpflegen. Die Geschäftsführung kann die Unternehmensziele kommunizieren, Human Resources informiert über ihre Themen, bis hin zum Austausch von Freizeitgruppen.
Digitalisierung von Prozessen
Die wenigsten Firmen dürften heute noch mit Papier arbeiten. Dennoch ist ein Intranet ein guter Weg, weitere Prozesse zu optimieren. Eine zentrale Plattform erlaubt beispielsweise den Einsatz von Formularen. Sei es für den Urlaubsantrag oder die Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit. Statt eines E-Mail-Austausches wird alles über eine zentrale Plattform abgewickelt und die Informationen erreichen automatisch den richtigen Empfänger.
Mobile Nutzung
Ein weiterer Vorteil moderner Intranet-Lösung ist die Nutzung von mobilen Endgeräten. Ein Informationszugriff ist über Smartphone und Tablett, jederzeit von unterwegs möglich. Das Smartphone ist immer dabei und erlaubt es, schnell die relevanten Informationen abzufragen oder bereitzustellen. Ein Foto mit dem Smartphone kann so auch schnell mit dem Rest vom Team geteilt werden.
Integration von Office und Microsoft 365
Microsoft Office und Microsoft 365 sind heute der Standard in vielen Unternehmen und Teams. Eine Intranet-Lösung, wie z.B. Powell Intranet, ist auf Microsoft 365 aufgebaut und erlaubt eine gemeinsame Ressourcennutzung, wie eine Anbindung an das Azure Active Directoy. Das Rechtemanagement stellt sicher, dass nur die Mitarbeiter Zugriff auf bestimmte Bereiche haben, welche freigegeben sind.
Fazit
Ein Intranet ist heute wie damals ein absolut wichtiges Werkzeug für jedes Unternehmen. Wurden früher nur Informationen innerhalb der Firma zur Verfügung gestellt, ist Kollaboration eine weitere wichtige Funktion. Mitarbeiter arbeiten heute Remote, aus dem Home-Office oder standardortübergreifend zusammen. Ein Intranet mit Team-Räumen für einzelne Projekte erlaubt hier den Austausch von Dokumenten, Zusammenarbeit und Kommunikation.
