Reisekosten papierfrei abwickeln

Wer öfter Dienstreisen unternimmt, der wird sich nach der Dienstreise mit allerhand Belegen und Zettelwirtschaft herumärgern müssen. Doch es gibt Abhilfen, Apps nehmen einem die lästige Zettelwirtschaft ab und bieten zahlreiche weitere Komfortfunktionen.

Nach der Dienstreise beginnt die unschöne Arbeit. Für die Abrechnung müssen die Belege zusammengesucht werden, die gefahrenen Kilometer summiert werden, Formulare ausgefüllt und alles zusammengeheftet an die Abteilung zur Abrechnung weitergeleitet werden. Spaß macht das nicht und wer öfter unterwegs ist, hat auch seine Probleme alles im Überblick zu behalten.

Das ganze geht auch deutlicher einfacher, mit App und Online-Service. All dies bietet die N2F Reisekosten App und Online-Dienst an: https://www.n2f.com/de.

Digitalisierung von Belegen

Statt mühsam die Belege zu sammeln und hoffentlich nicht zu verlieren, kann mit der Reisekosten-App der Beleg einfach eingescannt werden. Der Smart-Scan erkennt die wichtigen Daten, wie Datum, Betrag, Steuern und den Mwst-Satz. Ohne manuelle Eingabe stehen die Daten anschließend in der App zur Verfügung. Jedem Beleg lässt sich eine passende Kategorie zuordnen. Auch die manuelle Eingabe z.B. von selbst gefahrenen Autokilometern lassen sich erfassen.

Dank der App können auch gleich die Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen für In- und Ausland berechnet werden.

Die gesammelten Daten lassen sich anschließend auswerten, exportieren und werden zusätzlich auch automatisch mit dem Online-Dienst synchronisiert und gesichert.

Workflow für die Firma

Ist für den Reisenden mit der Abgabe der Reisekostenabrechnung die Sache erstmal erledigt, geht in der Firma die Arbeit erst los. Die Reise muss verbucht werden, die Kosten dem Angestellten erstattet und die Kosten ggf. einem Projekt oder Kunden zugeordnet werden. Auch hier unterstützt die N2F Reisekostenabrechnung das Unternehmen. Die Reisekosten liegen bereits digital vor und können so schnell genehmigt und verbucht werden.

Manager können die Reisekosten prüfen, ablehnen oder genehmigen und auch Reisekostenrichtlinien hinterlegen. Ein Export an gängige Finanzbuchhaltungssoftware erleichtert die Weiterverarbeitung, genauso wie die SEPA-Anbindung an das Online-Banking. Auch ein Excel oder PDF-Export ist jederzeit möglich.

Fazit

Mit der passenden App und Software verliert die Reisekostenabrechnung ihren Graus, für Angestellte, Sachbearbeiter und auch für Manager. Dies spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern sorgt auch für einen besseren Überblick der anfallenden Kosten. Auch wenn der Dienst nicht kostenlos ist, die gesparte Arbeitszeit macht die Kosten schnell wieder wett.

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